Jako vlastník firmy je vaší povinností sledovat vaše finance a platit daně včas. V závislosti na vašich preferencích můžete provádět vlastní účetnictví, najmout profesionála nebo určit někoho ve vaší organizaci, aby tuto práci zvládl. Nezáleží na tom, jakou volbu si vyberete, věnujte čas tomu, abyste se seznámili s různými účetními systémy. Ujistěte se, že kromě manuálních a počítačových softwarových programů pro účetnictví máte jasné znalosti o rozdílech mezi jednoduchými systémy a systémy s dvojitým vstupem.
Co je účetní systém?
Existují různé typy účetních systémů a každý z nich má výrazné rysy. Nicméně všichni mají společný účel: řídit finanční činnosti podniku, jako jsou jeho příjmy, výdaje a závazky. V tomto digitálním věku většina účetních používá sofistikované systémy, které obsahují pozdržené připomenutí plateb, pokročilé možnosti vytváření přehledů, automatické zálohování dat, služby založené na cloudových službách a další.
Bez zavedeného účetního systému by bylo obtížné získat vaše knihy připravené na měsíční a roční hlášení, sledovat každodenní výdaje a posuzovat finanční výkonnost vaší společnosti. Manuální výpočty jsou zastaralé a náchylné k lidské chybě. Počítačové účetní systémy jsou naopak přesné a vše je mnohem jednodušší. Vy nebo váš tým ušetříte čas a peníze a zabráníte tak nákladným chybám.
Tyto programy dokáží zpracovat všechny typy účetních informací a vytvářet podrobné přehledy. Můžete je použít k výpočtu zaplacených a splatných mezd zaměstnancům, k zaznamenávání transakcí, ke kontrole poměru obratu úvěrů a procesních údajů souvisejících s prodejem, mzdou, inventářem a dalšími klíčovými aspekty vašeho podnikání. Některé účetní systémy jsou určeny malým a středním podnikům, zatímco jiné se mohou obrátit na velké podniky, vládní agentury nebo konkrétní odvětví.
Typy účetního softwaru
Výběr účetního systému závisí na vašem rozpočtu, preferencích a velikosti firmy. Mezi čtyři hlavní typy finančních softwarových systémů patří:
- Jednoduché systémy
- Systémy s dvojím vstupem
- Manuální účetní systémy
- Počítačové účetní systémy
Ty mohou být dále rozděleny do několika dalších kategorií, jako je software cloud accounting, vlastní účetní software, software pro plánování podnikových zdrojů, komerční off-the-shelf software a další. Nejnovější programy mají možnosti automatizace marketingu a prodeje, neomezené plánování faktur, mzdové moduly a další špičkové funkce. Jejich použití v účetnictví přesahuje sledování vašich každodenních finančních operací.
Jednodňové systémy jsou nejzákladnější možností. Jak naznačuje jejich název, zaznamenávají každou transakci s jednou položkou v účetním deníku. Tato metoda je snadno použitelná a nevyžaduje školení v účetnictví. Vyzývá malé firmy s malým objemem činnosti. Nevýhodou je, že je náchylná k chybám a nezachytává pohledávky, závazky, závazky a další.
Většina typů finančních softwarových systémů, včetně těch určených pro malé podniky, používá podvojné účetnictví. To znamená, že každá transakce bude zahrnovat alespoň dva účty, což umožní přesnější hlášení a včasnou detekci chyb.
Manuální versus počítačové účetní systémy
Oba typy účetních systémů jsou založeny na stejných zásadách. Manuální účetnictví je však časově náročné a vyžaduje více papírování. Ti, kteří je používají, potřebují sestavit sestavy účetní závěrky, vypočítat zkušební zůstatky, zaznamenat transakce ve fyzických registrech a tak dále. Protože vše probíhá ručně, je zde vyšší riziko lidské chyby.
Počítačové systémy naopak zaznamenávají finanční transakce elektronicky a mohou zefektivnit vaše operace. Uživatelé si mohou vybrat, zda si budou moci prohlížet data v různých formátech, ukládat je do cloudu a přistupovat k nim na cestách. Mezi příklady patří FreshBooks, Zoho Books, FreeAgent, QuickBooks, Xero a ActivityHD.
V závislosti na vašem výklenku se můžete také rozhodnout pro průmyslové účetní systémy, jako například Sage 300 Construction and Real Estate, Abila MIP Fund Accounting nebo Sage Fixed Assets. Mnoho programů je speciálně navrženo pro zdravotnické zařízení, výrobní společnosti, neziskové organizace a další typy organizací.
