Kancelářské procedury jsou důležité, pokud chcete pracovat hladce v profesionálním prostředí, ať už jde o právnickou kancelář, lékařskou kancelář nebo vládní zařízení. Je důležité mít k dispozici písemnou proceduru. Každá kancelář by měla mít k dispozici písemnou sadu postupů, kterou vedoucí pracovník a správce kanceláře vidí na přední kanceláři.
Jaké postupy úřadu by měly stanovit
Pracovní doba by měla být první zmíněná věc a všichni zaměstnanci by měli být v práci včas a připraveni na den. Pokud zákazník přijde do kanceláře a nikdo tam není, pravděpodobně bude mít negativní pohled na podnikání a nikdy se nevrátí. Také kancelář by měla být čistá, čistá a dobře zásobená. Ujistěte se, že registrovaný seznam a pera jsou pro zákazníky k dispozici a pokud je to možné, kávu a vodu k dispozici. První dojmy jsou vše v úspěšném podnikání. Kromě toho by se s každým zákazníkem mělo zacházet s respektem a profesionalitou, ať už jsou v kanceláři nebo na telefonu. Pokud dojde k volání pro nadřízeného, měl by zaměstnanec před spojením s volajícím získat veškeré informace, včetně jména, povahy hovoru a telefonního čísla v případě ztráty spojení. Pokud se jedná o schůzku, měli by zjistit povahu návštěvy a informovat je o tom, co je k dispozici, a ujistěte se, že v případě zrušení získáte telefonní číslo. Měli by vždy opakovat to, co se říká, takže neexistuje zmatek.
Organizace
Uspořádejte a udržujte pracovní stanici pro maximální produktivitu, ujistěte se, že v kopírce je papír, počítač je spuštěn, distribuce pošty a doručování zpráv. Pokud vaše práce zahrnuje nastavení uspořádání cestování, ujistěte se, že víte, kde si nadřízený přeje, aby zůstal a zaznamenal doby letu a informace o pronájmu vozu a zjistil o počasí v turistickém cíli. Před rezervací cestovních plánů vždy zeptejte se svého nadřízeného. Po dokončení všech rezervací vytiskněte dvě trasy - jedna pro vás a druhou pro svého nadřízeného - a ujistěte se, že zadáte data cesty v kalendáři.
Na konci dne projděte schůzky s nadřízeným a informujte jej o plánovaných schůzkách na další den. Nastavte záznamník na hlasovou poštu nebo na službu po volání. Vypněte všechna zařízení, kopírovací stroje, tiskárny a počítače a vyprázdněte kávovou karafu a vypněte kávovar. Nakonec se ujistěte, že jsou všechny dveře zamčené před nastavením alarmu.
