Kancelářské procedury jsou přijatým standardem pro podnikání na konkrétním pracovišti. Tyto standardy se mohou lišit v závislosti na odvětví, pracovní zátěži, zeměpisné poloze, profesionalitě kanceláře nebo velikosti společnosti. Například kancelářské postupy v lékařské, zubní nebo právnické praxi se budou lišit od těch, které se týkají stavebnictví, maloobchodu nebo dovozu. Existují však některé "normy" pro kancelářské postupy napříč průmyslovými odvětvími.
Telefonní postupy
Všechny kanceláře vyžadují profesionální a zdvořilé telefonní způsoby. Okamžitě odpovězte na telefon, promluvte jasně a zdvořile a nikdy neopusťte volajícího na více než několik vteřin, aniž byste se vrátili k hovoru - i když je vše, co se říká, "stále pracuji na vaší žádosti."
Vezměte zprávy pro pracovníky, kteří jsou mimo kancelář nebo nejsou k dispozici. Zaznamenejte jasně jméno, datum, čas a telefonní číslo volajícího spolu s účelem volání, je-li daný. Když je systém hlasové schránky na svém místě, požádejte volajícího, aby nechala hlasovou schránku, a pak ji přeneste do hlasové schránky. Je nepřesné přenášet hovor, aniž byste o předání informovali volajícího.
Správa záznamů
Specifika pro správu záznamů se velmi liší od kanceláře k kanceláři, ale detaily všech obchodních operací musí být udržovány v organizovaném, profesionálním způsobem. Uchovávejte kopie všech příjmů, faktur, výpisů z účtu, objednávek, návrhů, odhadů pracovních míst, korespondence, zpráv a dalších dokumentů, které společnost vyrobila.
Vytvořte soubory pro každého dodavatele, zákaznický účet, prodej nebo projekt na základě specifikací společnosti. Jasně označte všechny složky a uložte je na snadno přístupné místo, kde je lze v případě potřeby rychle načíst. Jedná se o požadavky na řádné řízení jakéhokoli podnikání, bez ohledu na odvětví.
Manipulace s poštou a distribuce
Správa příchozí a odchozí pošty se bude lišit také u kanceláře, ale považuje všechny zprávy za důležitou korespondenci a vyřizuje je okamžitě, zejména korespondenci s klienty a zákazníky.
Otevřete a směřujte poštu příslušnému oddělení nebo zaměstnance v závislosti na konkrétních firemních postupech. Nikdy neotevřete poštu označenou jako "osobní". Pokud chcete před otevřením příchozí pošty otevřít, umístěte obálku na zadní stranu korespondence v případě, že potřebujete informace o adrese nebo odesílatele.
Pokud je to nutné, zvážte odchozí poštu a v pravém horním rohu přiložte správné množství poštovného. Pokud je zásilka přijata poštovním dopravcem, umístěte ji na správné odchozí místo pro vyzvednutí. Pokud je přijata na místní poštu, umístěte všechny písmena do krabice pro snadnou přepravu. Pásky všechny balíčky bezpečně a jasně označit pro správné doručení.
Počítače a technologie
Zajistit, aby byly údaje o počítačích řádně chráněny, je důležité v dnešní kanceláři, která se těmito informacemi značně spoléhá. Proveďte základní bezpečnostní postupy k ochraně počítačových souborů a hardwaru.
Chcete-li chránit dokumenty a software, vytvořte denní zálohu všech počítačových souborů na internetových stránkách, které nabízejí tuto službu, nebo na samostatné jednotce flash nebo disku Zip. Buďte opatrní při stahování souborů a softwaru z Internetu. Udržujte programování ochrany před viry, kdykoli je počítač zapnutý, a aktualizujte databázi virů, protože nové hrozby vznikají nepřetržitě.
Chraňte hardware se silnou a spolehlivou přepěťovou ochranou. Vypněte počítače v noci, když je nikdo nepoužívá, a během těžkých bleskových bouří odpojte elektroniku.
