Čas od času mohou pracovníci potřebovat obnovit své vzpomínky na to, jak provádět určité úkoly. Stejně tak se noví zaměstnanci v organizaci budou chtít co nejrychleji naučit lana, aniž by museli přerušovat supervizory nebo spolupracovníky s nesčetnými otázkami. Manuál pro kancelářské postupy splňuje oba tyto cíle a současně poskytuje písemné protokoly a očekávání výkonnosti, které lze následně odkázat v hodnocení zaměstnanců a dokumentaci k disciplinárním opatřením.
Určete účel a rozsah kancelářské příručky, kterou chcete vyvíjet. Obsah kancelářských manuálů obecně spadá do dvou kategorií: (1) jak komunikovat s lidmi a (2) jak provádět specifické úkoly včetně provozování vybavení potřebného k vytváření, správě a dodávání zboží a služeb. Kancelářské příručky také často obsahují organizační schémata, adresáře zdrojů a vzorové formuláře. Složitost kancelářské příručky je založena na tom, kdo budou cílovými uživateli. Pokud se například obsah vztahuje na vztahy se zákazníky a jak zpracovávat stížnosti, nebylo by rozumné zahrnout kapitoly o tom, jak funguje vysokozdvižný vozík nebo jak manipulovat s nebezpečnými materiály.
Rozhodněte se o formátu, který nejlépe vyhovuje potřebám vaší společnosti. Zatímco kancelářské manuály jsou typicky myšleny jako pokyny tištěné na papíře a umístěny do tříkroužkových pořadačů s oddělovacími lištami, technologie otevřela dveře více vzrušujícím - a také úspornějším - způsobům poskytování informací. Zvažte například, zda by online příručka pro postupy usnadnila a rychleji umožnila zaměstnancům přístup k informacím zadáním klíčových slov. Elektronický formát by také mohl usnadnit proces aktualizace a revize obsahu, stejně jako začlenění zvukových obsahů a video demonstrací pro zlepšení učení.
Vytvořte seznam všech témat kapitol, které chcete řešit v příručce. Pokud se například rozhodnete napsat pokyny pro provoz různých kancelářských přístrojů, identifikujete jednotlivé sekce pro počítače, faxové přístroje, telefonní systémy, mikrofiše, fotokopírovací stroje, záznamové systémy, poštovní a srovnávací zařízení. Rozhodněte se, zda si napíšete celý obsah sami, nebo přidělíte první návrh každé části jednotlivcům, kteří jsou dobře seznámeni s předmětem.
Uspořádejte procedurální kroky od nejjednodušších konceptů až po ty, které jsou složitější. Zvažte, zda zahrnutí fotografií, výkresů, tabulek nebo jiné grafiky doplní pochopení uživatele o materiálu. Poskytněte glosář zkratek a terminologii specifické pro danou úlohu. Pokud je to možné, uveďte příklady, jak vyplnit příkazy k žádosti, požadavky na cestovní výdaje, žádosti o dovolenou, časové listy, potvrzení o příjmu zákazníků a další formuláře používané společností.
Stanovte časový rámec pro vyplnění jednotlivých částí nové příručky. Je-li to nutné, naplánujte každý den blok času pro zkoumání, psaní, prohlížení a sestavování obsahu.
Přezkoumejte obsah personálním personálem a právním personálem před jejich šířením, aby bylo zajištěno, že jeho jazyk je jasný, přehledný a v souladu se státními a federálními mandáty a předpisy. Uveďte každému příjemci příručky přihlašovací list, v němž uvede souhlas s přečtením materiálu a dodržováním jeho směrnic.
Tipy
-
Kancelářská příručka by měla být vždy považována za probíhající práci, a proto by měla být průběžně přezkoumávána, aby se zajistilo, že obsah bude přesně odrážet postupy, které jsou dodržovány, a zařízení, které se používá k provádění těchto úkolů.
