Aby bylo možné správně řídit zdravotnickou kancelář, ať už se jedná o malou praxi nebo rozsáhlou kliniku, musí být vyvinuty a zavedeny komplexní a jasné postupy, které řeší nezbytné úkoly a povinnosti. Kancelářské postupy by měly zvýraznit různé povinnosti zaměstnanců, jako například popis toho, co by měli recepční udělat, když se kancelář otevře a zavře. Měli byste pochopit, jak lékařská kancelář pracuje na vhodném přizpůsobení postupů.
Základy
Kancelářské procedury by měly informovat o interakci s klienty. Relevantní témata zahrnují standardní pozdravy klientů (např. Osobně a po telefonu), nespokojenost či znechucení klientů v řízení, důvěrnost klientů (např. Pravidla HIPAA), stejně jako nastavení a upozornění. Pro většinu zaměstnanců zdravotnických kanceláří jsou vyžadovány silné dovednosti v oblasti služeb zákazníkům. Postupy by proto měly rozlišovat "dobré" od "nedostatečné" zákaznické služby. Standardní postupy v případě nouze nebo přírodní katastrofy, jako je požár nebo povodeň, jsou zapotřebí. Vytvořte samostatnou příručku pro zaměstnance a diskutujte o zásadách týkajících se oblečení, návštěvnosti, sexuálního obtěžování, mzdy, dovolené a výhod.
Evidence
Úspěšná lékařská kancelář účinně spravuje své pacientské záznamy. Zálohovací postupy by měly být povinné pro kanceláře bez papíru (např. S informacemi o pacientech uloženými online nebo v počítačovém programu). Návod k obsluze v kanceláři musí vysvětlit, jak vytvořit, aktualizovat a ukládat záznamy o klientovi. Příručka by měla zahrnovat také postupy, jak zaznamenávat záznamy neaktivní, například když se pacienti pohybují. Dalším důležitým aspektem jsou lékařské kalendáře. Například plánováním dvou pacientů každou hodinu může lékař mít 20 až 30 minut volného času. Postupy by měly vysvětlovat, jak naplánovat vhodný počet pacientů na hodinovém a denním základě. Postupy mohou také zobrazovat standardní způsob přidělení místností pro zkoušky.
Fakturace
Postupy na předních lékařských pracovištích by měly podrobně stanovit způsob výběru platby od pacientů. Pokud pacient využívá pojištění, postupy by měly vysvětlovat, jaké informace jsou potřebné k ověření pojištění a případné vybírání spoluúčasti. Postupy by měly vysvětlovat, zda se má platit před nebo po návštěvě, když se pacient vyplatí z kapsy. Rovněž popište potřebné kroky k získání včasné úhrady pojistných událostí. Vysvětlete například, kdo bude kódovat nebo identifikovat lékařské postupy pro záznamy pacientů, stejně jako fakturaci. Postupy by měly specifikovat, jak zvládnout dlužné účty v minulosti, například ty, které zůstávají nezaplacené po dobu 6 měsíců nebo 1 rok.
