Pokud vlastníte firmu, potřebujete možnost zakoupit spotřební materiál na úvěr. Jediným způsobem, jak to provést, je podání nákupní objednávky, která určuje, kdo schválí nákup. Bez nákupní objednávky riskujete přerušení peněžního toku nebo zvýšení zadlužení, protože budete muset nakupovat s hotovostí nebo úvěrem. Vytvoření nákupní objednávky umožňuje zaplatit v rámci 90denního okna. Tato flexibilita pomáhá zajistit, abyste zůstali v podnikání.
Otevřete nový dokument pomocí preferovaného softwaru pro úpravy dokumentů. MS Word, MS Excel, účetnictví Peach Tree nebo Quickbook obsahují nástroje pro vytvoření objednávky. Chcete-li volnou volbu, služba Dokumenty Google vám umožní používat program pro zpracování textu na internetu a Open Office.org nabízí volné alternativy k produktům MS Office.
Do levého horního rohu dokumentu zadejte název firmy, adresu, telefonní číslo, faxové číslo a e-mailovou adresu. Pokud máte logo, importujte ho a umístěte jej nalevo od vašeho názvu a adresy společnosti. Na dolním řádku pod vašimi informacemi o adrese zadejte své číslo daně z maloobchodního prodeje, abyste měli možnost osvobodit od daně z prodeje určité druhy obchodních dodávek.
Vytvořte místo pro číslo objednávky zadáním příkazu "Nákupní objednávka" **** ____ "v horní střední části dokumentu.Při použití nákupní objednávky na nákup zboží, přiřaďte číslo v tomto prostoru, takže to vypadá něco jako" nákupní objednávka 00012. Pokud pracujete v Quickbook nebo Peach Tree, software automaticky přidělí po sobě jdoucí číslo.
V pravém horním rohu dokumentu vytvořte sekci "Datum splatnosti". Nastavte písmo pro tyto informace na 20 nebo 22 bodů, takže prodejce ví, kdy budete potřebovat dodávku.
Vytvořte jednotlivé sloupce pro každý detail produktu, který chcete zakoupit. Společné sloupce zahrnují datum, množství, popis položky a cenu produktu. Někteří dodavatelé však vyžadují další informace, jako je číslo UPC nebo číslo katalogu. Vytvořte tři "různé" sloupce pro přizpůsobení jedinečných identifikátorů produktu.
Vytvořte mezisoučet, daňový a celkový prostor pod sloupci, které tvoří celý nákup.
V dolní části stránky vytvořte sekci "Pokyny pro doručení", která by měla obsahovat místo pro adresu pro doručování (pokud se liší od adresy společnosti) a zvláštní pokyny, kde by měl řidič dodat produkty.
Vytvoření podpisového řádku pro podpis oprávněného podepisovatele. Tuto osobu můžete zadat každou objednávku, ale mnoho programů pro zpracování textu vám umožní importovat grafický podpis a umístit jej do dokumentu.
Na konci formuláře uveďte podmínky nákupu, jako je přijetí zásilky, poškození zboží, fakturační požadavky a platební podmínky.
