Vyfotografujte to: zavoláte dodavatele, aby si objednal nějaké widgety a pořídil jim e-mail pro potvrzení. Problém je, že vám zašlou pět případů namísto čtyř a přistane s větší fakturou, než jste očekávali. Vzhledem k tomu, že nemáte nic legálního k tomu, aby tento prodejce zodpovídal, nemáte mnoho vrátit se. Mohli byste se rozzlobit a hrozit, že zadržíte platbu, ale všechno by mohlo být špinavé a zničit váš vztah. Co dělat? V budoucnu můžete zvážit implementaci systému nákupních objednávek. Organizace výrobců hrají důležitou roli při kontrole obchodních nákupů, což vám pomáhá sledovat objednávky a spravovat platby za vykonanou práci.
Co je nákupní objednávka?
Objednávka je oficiálním potvrzením objednávky zboží a služeb. Jedná se o smlouvu mezi podnikem a jeho dodavateli, takže dodavatel přesně ví, co bylo objednáno, a podnik přesně ví, jaké produkty a služby budou dodány a do jakého data. Pokud dodavatel přijme objednávku, vytvoří mezi oběma stranami právně závaznou smlouvu. Takže nikdy nebudete přilepeni s případem dalších widgetů, které nepotřebujete, a dodavatel je chráněn, protože má nyní legální důkaz, že zboží a služby byly objednány. Pokud jste nevytvořili objednávku, zákazník by vůbec neobdržel závaznou objednávku.
Jak vypadají nákupní objednávky?
Objednávky vypadají spíše jako faktura. Jediným rozdílem je, že je kupující vytváří, nikoliv prodejce. Objednávka obvykle zahrnuje následující informace:
- Informace o společnosti kupujícího.
- Odeslání / fakturační adresa.
- Informace o společnosti dodavatele.
- Podrobnosti objednávky - výrobek, množství, cena a datum dodání.
- Datum objednávky objednávky.
- Číslo objednávky.
Mohou existovat i konkrétní podmínky týkající se objednávky, např. Kdy má být platba provedena. Mnoho firem vytváří standardizovaný doklad o objednávce s vyplněnými obecnými informacemi, aby byla zajištěna konzistentnost.
Co je číslo objednávky?
Pokud je v nákupní objednávce jedna položka, musíte ji uvést, je to číslo PO. Číslo PO je jedinečné referenční číslo, které vám usnadní přiřazení dodávek s nákupy při příjezdu. Použití těchto nástrojů by mělo urychlit zpracování faktur, protože můžete snadno sledovat, kdy byly provedeny platby na konkrétní objednávky. Rovněž minimalizuje riziko nesprávných plateb, protože nebudete platit na fakturách, které nemají odpovídající OP.
Zde je příklad. Předpokládejme, že potřebujete novou sadu kartoték. Vytvořte objednávku s velikostí, množstvím a specifickými požadavky pro skříně a zašlete je výrobci. Jakmile výrobce schválí objednávku, vytvoří právní smlouvu mezi oběma stranami. Výrobce vám zašle skříňky a zašle fakturu za celkovou částku, která je splatná. Tato faktura bude odkazovat na číslo PO. Když obdržíte fakturu, můžete ji zkontrolovat proti objednávce, aby se ujistil, že se dva dokumenty shodují. Pokud ano, jděte a zaplaťte. Pokud tomu tak není, někdo udělal chybu, kterou musíte vyšetřit.
Jak integrujete systém nákupních objednávek do vašeho podnikání?
Pokud jste nikdy předtím nepoužívali organizační struktury, bylo by vám odpuštěno, že si myslíte, že je to stejně jednoduché jako nastavení šablony objednávky v aplikaci Microsoft Word nebo v účetním softwaru. Tyto možnosti jsou skvělé pro vytváření dokumentu fyzické objednávky, ale ještě před tím, než začnete integrovat systém PO do vašeho podnikání, máte ještě další věci:
Kdo nakupuje?
Primární správce nákupní objednávky by měl řídit systém nákupních objednávek. To bude centralizovat nákup a poskytne vám jasný záznam o tom, kolik peněz je vynakládáno. Jakmile je PO vytvořeno, správce může okamžitě zvážit náklady do rozpočtu společnosti. V podstatě začnete tím, že kreditní karty vyloučíte z rukou generálního štábu.
Jaký je proces vznesení požadavku?
Každý proces PO začíná požadavkem. Jedná se o žádost o nákupní objednávku, kterou si zaměstnanci poskytují vždy, když potřebují kupovat zboží nebo služby. Budete muset vytvořit standardizovanou šablonu požadavků, kterou pak musí používat všichni zaměstnanci. Mnoho malých podniků povoluje svým zaměstnancům, aby jim jednoduše zaslali žádost manažerovi, který se spojuje s administrátorem, aby přidělil rozpočet, získal souhlas s koupí a zvýšil potřebné PO.
Přidání požadavku na systém zajišťuje, že zaměstnanci musí dostat centralizované palce před tím, než zakoupí, aby se nic neztratilo přes trhliny. Brzy budete mít k dispozici dostatek údajů, aby bylo možné sledovat, jak zaměstnanci využívají zásoby a spotové nákupní vzorce, jako jsou například možnosti nákupu zlevněného objemu od dodavatele?
Jak se přihlásíte k PO?
Správci mohou schválit, odmítnout nebo označit požadavek pro další diskusi. Jakmile je žádost schválena, musí správce PO přidělit objednávce číslo PO - můžete použít libovolný alfanumerický kód, který se vám líbí - a zaznamenat jej v registru PO. Údržba registru zajišťuje průběžný nákup. Můžete vidět dopad žádosti před tím, než ji schválíte, a aktualizovat rozpočet pokaždé, když se zvýší PO. Je také klíčovou součástí auditorských stezek, aby se zajistilo, že nedochází k nesrovnalostem mezi dodáním dodávek a vyplácením plateb.
Jak budete spravovat dodavatele?
Samozřejmě budete muset nechat dodavatele vědět, že se stěhujete do systému PO. Je to stejně jednoduché, jako kontaktovat prodejce a informovat je, že před odesláním nákupní objednávky provedete jakoukoli platbu za zboží. Jak získáte PO dodavateli je na vás - nejčastěji jej administrátor zašle e-mail přímo příjemci.
Jakmile dodavatel obdrží objednávku, měl by před provedením přípravy zboží, který má být doručen, pečlivě zkontrolovat chyby. Mnoho velkých prodejců se používá k nákupu podporovanému PO a mají systémy nastavené, které budou váš účet upozorňovat, pokud se pokoušíte zakoupit bez PO.
Jak budete sladit platby faktury s registrem PO?
Pokud udržujete aktualizovaný registr PO, nesoulad faktur nebo výpisů platebních karet s objednávkou na nákup není obtížný nebo časově náročný. Chtěli jste pouze upozornit na jakýkoli nákup, který nebyl zaznamenán u PO. Pak je to případ školení zaměstnanců, který by v budoucnu eliminoval nadbytečné nákupy.
Máte-li automatizovat proces nákupní objednávky?
Místo toho, abyste robily věci ručně, můžete se rozhodnout investovat do nějakého nákupního softwaru pro vlastníky malých podniků. Tyto systémy mohou automatizovat vaše požadavky a rutinní schválení a automaticky generovat PO, což činí celou věc mnohem méně náročnou. Rovněž spravují vaše nákupní doklady z jednoho centralizovaného místa, který je přístupný odkudkoli, což usnadňuje správu objednávek na cestách. Některé systémy mají další užitečné funkce, jako je například katalog dodavatelů, který usnadňuje a usnadňuje nákupní požadavky vašim zaměstnancům.
Platformy jsou tak široké, že jsou dlouhé a existuje mnoho recenzních stránek, které vám pomohou zúžit možnosti. Jako vždy využívejte demo a bezplatné zkušební období, takže jste si jisti, že jste se rozhodli správně před nákupem.
