Zatímco zaměstnanec se může snažit, aby jeho výplatu rychle vyměnil, mzdové oddělení potřebuje vyvážit úzkost zaměstnance s potřebou společnosti zajistit, aby se reissuance řešila správně. Musíte být empatický vůči zaměstnance a zároveň zajistit, aby původní šek ještě nebyl inkasován.
Podívejte se na detaily ztracené kontroly ve vašem mzdovém systému. Kromě názvu příjemce musíte vědět datum, číslo a částku šeku.
Obraťte se na vaši banku, abyste ověřili, že šek nebyl inkasován.
Požádejte, aby vaše banka vydala na šeku zastavení platby. Žádosti o zastavení plateb obvykle nejsou účinné až do 24 hodin po jejich umístění, pravidla se však mohou lišit podle finančních institucí. Proto je dobré, abyste počkali minimálně 24 hodin před výměnou šeku, abyste zajistili úspěšné ukončení platby.
Počkejte 24 hodin a ověřte, zda byla platba zastavena úspěšná. Pokud byl úspěšný, pokračujte dalším krokem.
Vyměňte zaměstnance zaměstnanci. Tento proces musíte dokončit prostřednictvím svého mzdového systému tak, aby byl zaznamenán náhradní šek a zahrnut do formuláře zaměstnance W-2. Náhrada šeku musí mít stejný zisk, daně, odpočty a čistou mzdu jako původní šek. Pokud nemůžete vytvořit náhradní kontrolu přímo ve vašem mzdovém systému, ujistěte se, že zadáte kontrolní údaje do systému.
Získat požadované podpisy na náhradní kontrole. Nezapomeňte zahrnout podpůrnou dokumentaci pro osobu, která podepíše šek ke kontrole.
Zrušte původní kontrolu ve vašem mzdovém systému. Tento krok je zásadní pro to, abyste zajistili, že platy a daně nejsou ve formulářích zaměstnanců W-2, ročním výkazu výdajů na mzdy a daně dvakrát započítány a odebrat kontrolu z vašeho nezávazného kontrolního seznamu.
Předat náhradní šek zaměstnance.
Tipy
-
Požádejte zaměstnance, aby podepsal čestné prohlášení, že jeho výplata je ztracena a souhlasí s tím, že pokud zjistí kontrolu, nebude se snažit ji vyměnit. Pokud máte možnost nabízet svým zaměstnancům přímé vkladové nebo mzdové debetní karty, podpořte jejich účast jako způsob, jak snížit počet ztracených šeků, které musíte řešit. Obraťte se na svou banku, abyste zjistili, jaká jsou její pravidla pro zastavení platby. Pokud nebyla platba v zastávce úspěšná, informujte zaměstnance a požádejte o kopii zrušeného šeku, abyste zjistili, kdo ji inkasoval. Co uděláte dále, bude záviset na faktech a okolnostech týkajících se způsobu inkasa šeku.
Varování
Některé kontrolní pokladní služby vyplatí šek, který je na něm uložen. V závislosti na státním právu můžete i nadále zodpovědný za platbu na této šekové kartě.
