Plánování úspěšné konvence vyžaduje znalost strategických cílů hostitelské organizace, které mají velký význam, než začnou pracovat na základní logistické schůzce. Pomocí strategických cílů můžete efektivně plánovat, jak přilákat účastníky, které chcete, vybrat správné místo, vybrat nejlepší reproduktory a rozvinout nejatraktivnější vybavení a aktivity.
Definujte své strategické cíle
Cíle organizace pro konvenci nejsou vždy stejné jako cíle účastníka konvence. Zjistěte, jaké důvody organizace hostila konvenci. Mohlo by to přitahovat a udržovat členy, vytvářet zisky, poskytovat členům rady a komise dovolenou perk nebo vytvářet mediální publicitu pro tuto organizaci.
Nastavte svůj taktický plán
Jakmile znáte své strategické cíle, nastavte taktické cíle pro dosažení těchto cílů. Mohou zahrnovat výběr seminářů a řečníků, které by přilákaly konkrétní návštěvníky, měly obchodní výstava produkující příjmy, přidávaly aktivity manželů ke zvýšení účasti, organizovaly společenské funkce, jako je golfový turnaj nebo říční plavba, s banketováním nebo každoročním hlasováním členství. Váš marketingový plán by měl obsahovat strategie propagace, public relations, propagačních a sociálních médií.
Naplánujte rozpočet
Určete finanční cíle organizace pro konvenci a zkontrolujte čísla. Možná jste omezeni na konkrétní rozpočet, pokud je konvence výdaj. Organizace může mít cílový zisk, nebo vám může být povoleno utrácet na základě očekávaných výnosů. Vytvořte projekce na základě optimistických a konzervativních příjmů z registrace a sponzoringu.
Načrtněte svůj program
Dále naplánujte program událostí. Vyberte si datum, místo a aktivity. Mnoho konvencí má téma, které vysvětluje celkový účel akce a pomáhá přilákat účastníky. Možná budete muset požádat o zadání termínů a potenciálních míst z vašeho sboru nebo účastníků a provést návštěvy na více místech, než si vyberete. Přečtěte si informace o předchozích konvencích, abyste se dozvěděli o místech, účasti, finanční výkonnosti a zpětné vazbě účastníků a sponzorů. Vytvořte kalendář, který začíná přihlášením návštěvníka a načrtne každodenní plán.
Výzkumné logistické potřeby
Začněte kontaktovat místa, mluvčí, poskytovatele stravování, možnosti zábavy, audiovizuální společnosti, tiskárny a cestovní kanceláře. Určete, jak zvládnout marketing, registrace, sponzorství, odznaky, odbavení, výstavní stánky, dárkové tašky, programové knihy a webové stránky. Zasílejte žádosti o návrhy externím dodavatelům, jako jsou střediska, poskytovatelé stravování, golfová hřiště a cestovní kanceláře. Sestavte požadovaný seznam prodejců a náklady.
Napište návrh
Připravte si dokument, který ukazuje, že vaše rada nebo konvenční tým váš plán pro konvenci. Zahrnujte své chápání cílů organizace a jak plánujete splnit tyto cíle. Uveďte program události s podrobným rozvrhem. Předložte úplný rozpočet. Vysvětlete, proč jste vybrali téma, umístění, seminární témata, řečníky a společenské aktivity. Odůvodněte své prognózy účasti, výdajů a příjmů na základě vašeho výzkumu.
