Máte-li porušit spotřebitele o produktu nebo službě, která nevyhovuje vašim očekáváním, je jedním z nejlepších způsobů, jak zajistit, že vaše obavy jsou brány vážně, napsáním stížnosti. I když může být obtížné určit nejlepší způsob, jak začít s reklamací, existuje řada různých strategií, které můžete podniknout.
Adresování dopisu
Adresování vašeho stížnostního dopisu konkrétní osobě sníží pravděpodobnost, že váš dopis bude ignorován nebo "spadne praskliny". Začněte svůj dopis tím, že jej adresujete konkrétní osobě, která je oprávněna odpovědět na vaši stížnost. Nezapomeňte zahrnout název této osoby. Webová stránka společnosti obvykle bude mít informace o tom, kdo nebo kam směřovat stížnosti zákazníků. Než začnete psát svůj dopis, proveďte nějaký výzkum a ujistěte se, že jej odešlete příslušné osobě.
Dostat se k věci
Začněte krátkým záhlavím, které odkazuje na problém, který se pokoušíte vyřešit před prvním odstavcem, s co nejvíce specifikami. Pokud je vaše stížnost například ohledně letu letecké společnosti, uveďte datum cesty, číslo trasy a číslo letu. Po záhlaví by měl váš první odstavec shrnout stížnost. V první větě prvního odstavce se rychle dostanete na věc a načrtnete konkrétní stížnosti týkající se zboží nebo služeb společnosti. Zahrnujte tolik detailů, kolik můžete, zatímco zůstáváte stručné a úctyhodné.
Začněte s pozitivním
Dalším způsobem, jak zahájit reklamační dopis, je použití prvního odstavce, který vám před spuštěním Vaší stížnosti sdělí něco pozitivního ohledně produktů nebo služeb společnosti. Tento přístup vnáší čtenáře do méně kontradiktorní pozice, což může vést k tomu, že je ochotnější spolupracovat s vámi na řešení stížnosti. Začněte svou první větu s příznivým zážitkem, který jste měli s firmou v minulosti, zvýrazněte některé kladné atributy společnosti a pak načrtněte povahu své stížnosti ve své druhé větě nebo odstavci.
Obecné tipy
USA.gov nabízí tipy na to, jak napsat účinný dopis s výhradou, přičemž si všimněte, že nejčastější způsob, jak kontaktovat firmu, je často zaslaný dopis poštou. Také budete pravděpodobně získávat lepší výsledky, pokud používáte přímý, non-konfrontační tón; rozčilený, hrozivý nebo sarkastický dopis může být méně účinný než dopis, který je klidný a racionální. Kromě toho byste měli jasně uvést, jakým způsobem byste chtěli vyřešit problém. Nakonec dokumentujte každý krok, který přijmete, a každé písmeno, které píšete, a uchovejte si kopie.
