Federální pracovní právo vyžaduje, aby zaměstnavatelé vedli přesné záznamy o pracovní době zaměstnance. Mají-li zaměstnanci přehled o svých hodinách pomocí časové karty, ať už pomocí hodin nebo ručně psaného dokumentu, vyžaduje od zaměstnavatele, aby se řídil určitými pravidly uvedenými v zákoně o spravedlivých pracovních normách (FLSA).
Vedení záznamů
Informace zaznamenané na kartě zaměstnance jsou považovány za oficiální dokument. Přesné informace, které by měly být uchovávány v záznamech, nejsou přesně vymezené, avšak ministerstvo práce USA navrhuje, aby byl uveden úplný den pracovních dnů s časem a časem jasně vypsaným spolu s celkovými odpracovanými hodinami za každý den. Časové průkazy pro každého zaměstnance by měly být uchovávány ve spise nejméně po dobu dvou let. Ministerstvo práce požaduje, aby zaměstnavatelé uchovávali archivy k dispozici. Záznamy uchovávejte na snadno přístupném místě, protože můžete požádat o poskytnutí dalších informací na základě údajů uvedených na každé kartě. Uchovávejte záznamy zaměstnance po dobu dvou let, a to iv případě, že tato osoba již není zaměstnána.
Přesčas
Přesné vedení záznamů o odpracovaných hodinách pomocí časové karty je nezbytné pro určení, zda jsou vaši zaměstnanci splatní přesčas. Pracovníci mají nárok na zvláštní plat za všechny hodiny uvedené na časové kartě vyšší než 40 v daném pracovním týdnu. FLSA popisuje pracovní týden jako sedm po sobě jdoucích 24hodinových dnů, které mohou začít každý den v týdnu, který si vyberete, nebo celkem 168 nepřetržitých hodin. Zaměstnanec musí být vyplácen minimálně ve výši 1 1 / 2krát, bez ohledu na to, jaká je normální hodinová sazba za každou hodinu přesčasů. Někteří pracovníci jsou osvobozeni od pravidel přesčasů, jako jsou určité typy prodejců, výkonných a profesionálních zaměstnanců, zemědělských pracovníků a dalších. Další informace o výjimkách pro zaměstnance najdete na odkazu uvedeném v části Zdroje.
Písemná politika
Vyvíjejte standardy, které očekáváte od vašich zaměstnanců, pokud jde o zaznamenávání pracovních hodin, jako jsou přesné počáteční a ukončovací časy, množství hodin, které musí každý den pracovat, a kolik času je věnováno přestávkám. Ujistěte se, že každý pracovník ví, že špatně zaznamenává hodiny, které pracovaly, nebo úmyslně dělal časovou kartu spolupracovníka, je zakázáno. Uveďte, jaké disciplinární kroky budete podnikat, pokud nebudou tyto postupy dodrženy, až do případného ukončení. V případě, že vám zaměstnanec právně zpochybňuje dobu, za kterou jste byli zaplatili, pokyny, které vysvětlují váš postup při dokumentaci odpracovaného času, pomohou vaší straně argumentovat.
