Efektivní komunikační plány přinášejí hodnotu organizacím a často dělají rozdíl mezi úspěchem a selháním programů. Ale co je efektivní komunikační plán? Komunikace je definována jako "proces, kterým se informace vyměňují mezi jednotlivci prostřednictvím společného systému symbolů, znaků nebo chování". Efektivní plánování komunikace pomáhá překonat překážky tím, že vytvoří společný jazyk a rámcuje zprávu. Tyto plány pomáhají při organizaci klíčové hierarchie zpráv a při určování konkrétních údajů o vašem publiku, pokud jde o načasování a doručení.
Plánuje se efektivní komunikace
Efektivní komunikační plány nastavují půdu pro správu zprávy, dosažení výsledků a měření úspěšnosti. Plány určují základy toho, kdo, co, kde, proč a jakýkoli komunikační projekt, program nebo společnost. Vytvoření plánu vás přiměje přemýšlet o vašich cílech a předjímat reakce, včetně bariér, předtím, než půjdete veřejně. Komunikační plán také zaměřuje vaše úsilí tím, že poskytuje kontext, stanoví priority a rozvíjí sbližování. Umožňuje vám vytvořit konzistentní zprávu, která buduje hybnost a je přizpůsobena použitým médiím.
Budování plánu
Zatímco komunikační plány se liší v závislosti na rozsahu a účelu, některé klíčové komponenty zahrnují: Analyzujte situaci. Jaký je problém nebo příležitost, která existuje? Jak se mění průmysl nebo společnost? Spouštíte něco nového? Máte údaje o výzkumu nebo průzkumu? Je to nouzová nebo krizová situace? Jsou hospodářské nebo politické faktory relevantní? Jaká je historie? Určete primární a sekundární publikum. Jaká je velikost vašeho publika? Jaké jsou jejich znalosti situace? Jak budou provedeny? Jsou vnímaví? Upravte zprávu. Proč potřebují tuto zprávu? Ovlivňujete své publikum? Požádat je, aby podnikli kroky? Bude to odolat? Existují vrstvy zprávy? Určení distribuce. Jak se oslovíte vaše publikum? Mohou vám skupiny pomoci vám sdělit tuto zprávu? Jaké médium odpovídá vaší zprávě? Jak rychle to jde? Jaká je přednost vašeho publika? Stanovte cíle. Co se snažíte dosáhnout? Jak budete vědět, jestli to dosáhnete? Je to měřitelné? Jak dlouho to trvá? Jaký je tvůj rozpočet? Změřte výsledky. Dosáhli jste svých cílů? Potřebujete další kroky? Potřebujete měřit po určitou dobu?
Druhy komunikačních plánů
V závislosti na vaší firmě se komunikační plány obvykle nacházejí na různých úrovních organizace. Z podnikového hlediska se plán zaměřuje na vizi, poslání a strategie podnikání. Mohlo by také zahrnovat značení celkové organizace. Na úrovni produktů mohou komunikační plány pomoci spustit produkt, rozšířit produktovou řadu, vytvořit značku nebo zvýšit podíl na trhu. Skupina pro styk s veřejností hledá, co je zajímavé a jak používat média k tomu, aby se dostala na více trhů. Může také zahrnovat krizovou komunikaci, stejně jako vztahy s komunitou. V oblasti lidských zdrojů se zaměřuje na komunikaci zaměstnanců. Jak můžeme sdělovat našim zaměstnancům informace o strategiích, programech, změnách a školení? Pro vztahy s investory je cílem získat finanční zájem o společnost, budovat pověst v této komunitě a zvyšovat ratingy.
Získat slovo Out
S růstem médií mají komunikátoři mnoho možností, ale znalost vašeho publika je kritická. Zeptejte se na trzích co často používají. Určete, co vaše zpráva vyžaduje. Spěchá to? Potřebujete zpětnou vazbu? Stavíte komunitu? Každá z nich by vedla k jinému distribučnímu systému. V mnoha případech je nutné více komunikačních prostředků, aby se zpráva dostala na váš trh. Mezi běžné distribuční kanály patří: Emaily Setkání Sociální média (Twitter, Facebook, LinkedIn, MySpace) Webové stránky / blogy Newslettery / novinky Prezentace Tiskové zprávy Písmena Publikace Příručky Odkazy Televize Rádio Videa Webináře / webcasty Školení
Silniční bloky pro efektivní komunikační plány
Jedním z klíčových faktorů v neúčinné komunikaci je rozdíl v tom, jak mluvíme, čteme a myslíme. Mluvíme asi 100 slov za minutu, čteme asi 200 slov za minutu, ale naše myšlenky pracují na více než 500 slovech za minutu. To znamená, že se můžeme snadno rozptýlit. Přidejte k tomu náš rostoucí seznam příchozích e-mailů, rostoucí počet tradičních a on-line zdrojů médií a naše zdánlivě nekonečné setkání. Účinný plán musí tyto problémy řešit shromažďováním znalostí o vašich konkrétních zájmových skupinách, získáváním zpětné vazby a aplikací těchto údajů při vytváření efektivních zpráv. Často to znamená doručit tuto zprávu v mnoha formátech v průběhu času.
