Obchodní zprávy jsou často umístěny v odolné plastové vazbě nebo vázány pomocí spirály nebo hřebenové vazby, aby se zajistilo, že budou držet až pro více čtenářů. Formát sestavy, který používají podnikatelé pro vázané sestavy, se nazývá "rukopisový formát". Zpráva ve formátu rukopisu obsahuje několik částí: titulní stránku, dopis vysílání, obsah, shrnutí, úvod, pozadí problému nebo situace, diskuse, řešení, závěr, práce uvedené, a přílohy.
Začněte sestavu vytvořením titulní stránky. Titulní stránku lze naformátovat několika různými způsoby, ale musí obsahovat název sestavy, jméno autora, jméno příjemce a datum.
Vytvořte písmeno odesílání. Přestože zpráva může mít více příjemců, dopis o předání je určen vedoucímu výboru nebo osobě s nejvyšším postavením. Dopis vysvětluje úkol a pokrývá hlavní body. Toto slouží jako předběžné shrnutí pro příjemce zprávy.
Napište tělo zprávy, počínaje úvodem. Úvod popisuje účel zprávy, problém, o kterém diskutujete, a rozsah problému. Například pokud je téma reportu nedostatek parkovacích míst na vašem pracovišti, tak byste popsali problém s parkováním, důvod, proč vaše společnost musí vyřešit problém a které parkoviště, o kterých se zabýváte.
Vytvořte sekci nazvanou pozadí a účel, který bude diskutovat o všech relevantních informacích o pozadí. Příjemce zprávy by již mohl být informován o těchto informacích, ale včetně toho, že poskytne zbytku výboru důkladný přehled, stejně jako prokázání vaší znalosti daného tématu. U příkladu parkování můžete diskutovat o skutečnosti, že šarže byly přiměřené, když jste začali, ale od fúze společnosti v roce 2004, noví zaměstnanci měli problémy vyhledat parkoviště.
Napište část, která se zabývá různými řešeními problému. Vedení bude chtít být informováno o všech možných řešeních nebo o všech možných příčinách problému v případě analytické zprávy. Zakryjte každé řešení nebo je podrobně uvedete a poskytněte důkazy pro každého.
Popište nejlepší řešení nebo nejpravděpodobnější příčinu. Pokud obhajujete řešení, poskytněte rozpočet a časový rozvrh řešení, takže vedení má jasný obraz o všech penězích a práci spojené s implementací řešení. Pokud popisujete nejpravděpodobnější příčinu, vysvětlete, co může udělat, aby se tato příčina vyřešila.
Napište závěr, který shrnuje zprávu, a opakuje, že je třeba realizovat vaše nejlepší řešení nebo řešit nejpravděpodobnější příčinu. Poskytněte informace o akci, jako jsou příslušné termíny schůzky pro hlasování o řešení nebo jiné informace o setkání.
Vytvořte část citovanou práci, která uvádí všechny zdroje. To umožní správci přečíst více problému nebo ověřit vaše fakta.
Umístěte všechny přílohy, například kopii průzkumu nebo podrobné schéma, na konci zprávy.
Vytvořte shrnutí po sestavení zprávy. Pak zadejte shrnutí přímo za obsahem zprávy. Shrnutí by mělo být přibližně 1/10 délky textu zprávy a mělo by obsahovat komplexní přehled o celé zprávě. Účelem shrnutí je poskytnout důkladné shrnutí celé zprávy pro výbor.
Napište poslední obsah, ale umístěte ji za písmeno vysílání. Po dokončení sestavy sestavy zadejte všechny hlavní nadpisy a podkapitoly a umístěte je do obsahu spolu s jejich číslem stránky.
Zprostředkujte sestavu. Pokud bude váš přehled čten pouze jednou nebo dvakrát, jasný plastový kryt s pojistným pojivem vypadá profesionálně a bude dostatečně odolný pro několik použití. Pokud má být vaše hlášení trvanlivější, vezměte ji do kopírky a požádejte, aby byla vaše sdělení vázána. Kopírovací díl může na reportu umístit vysoce kvalitní plastový kryt a vložit na něj vazbu. Hřebenové pojivo je vhodná, levná volba, ale spirálová vazba bude nejtrvanlivější a nejoblíbenější volbou pouze za pár dolarů více.
