Požadavek na zaplacení faktury z minulého období vyžaduje přístup, který vyvažuje asertivitu a profesionalitu. Uchovávejte podrobné záznamy pro usnadnění procesu a sledujte faktury podle čísla a data služby. Definujte platební podmínky na každé faktuře, abyste mohli při zadávání dotazů o sběru a sledování odkazovat na zásady společnosti.
Přátelský telefonní hovor
Telefonujte a požádejte o platbu na pozdní faktuře. To může být zvláště efektivní, pokud máte známý vztah se zákazníkem a předpokládáte, že pozdější platba byla kontrolou. Například "Hi Stan, toto je Jane Smith s ABC Company. Chci se ujistit, že jste dostali fakturu, kterou jsme vám zaslali za poslední měsíc zásilky. Byl datován 15. ledna 2015. Je to 10 dní po splatnosti, a tak jsem přemýšlel, jestli se to stalo špatně? Můžu vám teď poslat kopii, pokud se vám líbí."
Formální telefonní hovor
Pokud se pokoušíte získat fakturu zaplacenou prostřednictvím účetního oddělení velké společnosti nebo neznámého individuálního zákazníka, je vhodnější formální tón. Zjistěte se, buďte specifický ohledně povahy hovoru a proveďte svou žádost. "Tohle je Jane Smith s ABC Company. Volám s ohledem na fakturu # 1234, která vám byla zaslána poštou 15. ledna 2015. Fakturu je v současné době neplacena a dnes jsem volá, abyste se zeptal, jaký způsob platby byste chtěli učinit."
Písemná žádost
Stejně jako formální a neformální telefonní hovory způsob, jakým podáváte písemnou žádost o platbu, závisí na povaze vašeho obchodního vztahu. Neformální e-mail pro běžného zákazníka může být jednoduchý, například: "Stačí se podívat na svou nevyřízenou fakturu od minulého měsíce. Připojím další kopii v případě, že byste to potřebovali. "Může být také formální a asertivní, přičemž si povšimne povahu kriminality a důsledků pro pokračující nezaplacení. "Pokud tento účet zůstane nezaplacen déle než 30 dní od data fakturace, bude vám účtován poplatek ve výši 10% a budoucí inkaso."
Snadné platby
Při provádění žádosti o platbu uveďte uživatelům několik možností, jak urychlit transakci. Nabízejte například platbu kreditní kartou prostřednictvím telefonu, hotovost nebo peněžní příkaz prostřednictvím e-mailu nebo elektronickou platbu prostřednictvím internetového bankovnictví nebo e-pay stránky. Požádejte o okamžitou platbu, abyste předešli dalším zpožděním. Pokud zákazník nemůže platit, požádejte o částečnou platbu nebo smlouvu o zaplacení předem stanoveného budoucího data. Dohodněte všechny dohody písemně.
Podnikněte právní kroky
Vaše žádost o platbu může mít větší váhu, pokud ji máte právním zástupcem. Může se jednat o zvážení, kdy je částka na faktuře nesplacená nebo je pozdější než 90 dnů. Můžete také zvážit soud pro drobné nároky nebo zaměstnat sběrnou agenturu, která vám pomůže s vaším úsilím. Nedovolte, aby se neplacené účty držely celé měsíce. Čím delší je faktura nezaplacena, tím větší pravděpodobnost, že platbu vůbec neuvidíte.
