Zápis faktury za odpracované hodiny nebo konkrétní službu poskytnutou jinému podniku nebo jednotlivci vyžaduje trochu jiný přístup než ten, který se používá k prodeji hmotného produktu. Místo vybírání stanovené maloobchodní nebo velkoobchodní ceny účtujete buď za odpracované hodiny za dohodnutou sazbu, nebo za konkrétní službu provedenou za dohodnutou cenu. Fakturace za poskytované služby vyžaduje pozornost na detail.
Komunikujte svým klientům, kdy a jak je budete fakturovat za svou práci. Pokud před začátkem projektu fakturujete část předem, je třeba informovat své klienty. Pokud budete účtovat nedokončenou práci, než byste čekali až do dokončení smlouvy, ujistěte se, že váš klient souhlasí. Mnoho malých podniků fakturoje elektronicky. Informujte své klienty, že obdrží e-mailové faktury, aby je neoprávněně odstranili.
Uchovávejte dobré záznamy. Sestavte záznamy o datech, odpracovaných hodinách a povaze poskytovaných služeb. Zkontrolujte smlouvu o projektu nebo smlouvu o poskytování služeb, abyste obnovili paměť o konkrétních podmínkách. Ověřte jméno a adresu. Zahrňte referenční číslo pro fakturaci klienta, pokud existuje.V případě potřeby uveďte vlastní referenční číslo souboru.
Použijte jednoduchý formát. Tím je fakturační proces účinnější. Můžete také použít software pro standardizaci formátu faktury. Vaše faktura by měla obsahovat pole pro referenční čísla faktur, datum fakturace, obchodní jméno a adresu a jméno kontrahenta, k němuž je zaslána faktura. Ponechat dostatek místa k upřesnění poskytovaných služeb spolu s příslušnými kódy projektu nebo produktů.
Zadejte částku faktury. Hodiny mohou být skutečné pracovní doby, které jste poskytli za dohodnutou hodinovou sazbu nebo konkrétní služby, které jste poskytli na částku faktury. Například pokud stavíte verandu, můžete sestavit plán, zvolit dřevo a položit základy rámu během jednoho fakturačního období. Mohli byste seznam aktivit a určit jednu částku faktury jednorázově. Můžete také uvést každou jednotlivou činnost samostatně, uvést odpracované hodiny za jednotlivé a vypočítat částku faktury vynásobením odpracovaných hodin a hodinovou sazbou.
V případě potřeby uveďte podpůrné dokumenty. Například, pokud jste museli použít kuriérové služby nebo duplicitní služby k dokončení úkolů, přiložte kopie příjmů.
