Žádost o podání žádosti, také známá jako RFP, je dokument, který vytvoříte, když potřebujete získat nové zboží nebo služby pro vaše podnikání. RFP vysvětluje vaše konkrétní potřeby potenciálním dodavatelům a vyzývá je, aby vám předložili nabídky, které vám umožní prověřit, což vám umožní vybrat si dodavatele, který může poskytnout nejlepší úroveň služeb pro vaše podnikání v rámci rozpočtu, který povolíte. Ačkoli neexistuje standardizovaný formát pro psaní RFP, tyto podrobné pokyny vám pomohou vytvořit efektivní a jasnou RFP pro všechny potřeby firmy.
Položky, které budete potřebovat
-
Počítač s programem pro zpracování textu
-
Tiskárna (pro zasílání pošty)
-
Papír (pro zasílání pošty)
-
Obálky / poštovné (k odeslání)
-
Přístup k internetu (pro zasílání e-mailem)
Určete své potřeby. Chcete určitý čas určit, přesně to, co požadujete a kolik jste ochotni za to zaplatit. RFP se bude týkat jak potřebných "potřebných" (vašich požadavků), tak i vašich "příjemných" (vaší potřeby), ale určitě zjistíte, co dodavatel musí poskytnout nebo poskytnout, aby získal vaše podnikání. Jedná se o zásadní součást procesu - pokud nemůžete jasně definovat své potřeby, neobdržíte návrhy, které řeší tyto potřeby.
Navrhněte obrys. Opět platí, že i když neexistují žádné tvrdé a rychlé pravidla, jak sestavit RFP, poskytněte nejpřesnější a specifické informace, které můžete. Přinejmenším se pravděpodobně ocitnete pomocí záhlaví sekce, které obsahují úvod (nejen úvod do vaší společnosti, nýbrž na projekt / potřebu a jak byste chtěli vidět tuto potřebu řešen), požadavky (to, co jste ochotni vynaložit), a časové lhůty (jak rychle to potřebujete). Možná zjistíte, že přidáte nebo odečtete oddíly podle potřeby pro konkrétní RFP nebo dokonce přidáte podsekce pro další informace, které by měl dodavatel vědět předtím, než bude nabízet.
Rozšiřte sekci požadavků. Toto je obvykle nejdelší část a ta, která vyžaduje nejvyšší pozornost. Ujistěte se, že jste vylíčili to, co potřebujete, a ne to, jak to potřebujete, pokud proces není specifickou a zásadní součástí projektu. Použijte také jasná slova pro rozlišování mezi vaším "musím mít" (použití bude, musí, a požadované) a "hezké-k-má" (může, může a volitelný).
Napište svůj RFP. Můžete vyhledávat vzorové RFP online, pokud máte blok spisovatele.
Kontrola pravopisu a korektury vašeho RFP. V některých průmyslových odvětvích může chybná desetinná tečka znamenat obrovský rozdíl.
Distribuujte svůj RFP. Můžete je poslat e-mailem nebo je poslat e-mailem potenciálním dodavatelům, kterým znáte, nebo je zpřístupníte jiným způsobem, například umístěním na webových stránkách vaší společnosti.
Vyberte svou vítěznou nabídku.
Tipy
-
Připravte si RFP 8-10 týdnů před tím, než potřebujete projekt nebo službu. Tím je umožněn čas filtrování návrhů a co nejlepší rozhodnutí.
V předstihu rozhodněte, jaké kritéria výběru použijete k určení vítězné nabídky. Všechny společnosti mají jinou sílu a přizpůsobí svůj návrh takovým silám. Hledáte nejlepší cenu, nejoblíbenějšího prodejce nebo nejrychlejší čas obratu?
Můžete požádat dodavatele, aby připravili své návrhy specifickým způsobem nebo formátem, ale sdělte jim tento požadavek v RFP.
Varování
Prodejce zpravidla platí, že připravuje svůj vlastní návrh / nabídku jako běžnou praxi ve většině odvětví. Nicméně, možná byste to chtěli jasně vysvětlit v RFP.
