Tolik firem se spoléhá na recepční, aby jim nastavil tón, přesto stráví nejmenší čas naplnění dané pracovní pozice, místo toho se zaměřuje na "profesionální" zaměstnance.
Určitý typ člověka je určen pro potkávání a pozdravování klientů a telefonů. Zaměstnanec, který nikdy nemá špatnou věc o někom, je přátelský a upřímný a rád, že lidé jsou pro tuto pozici nejvhodnější.
Dobrý recepční odpoví na telefon s jedinečným vkusem, zdůrazňujícím určité slovo. Telefon by měl být zodpovězen s úsměvem na tváři a skutečný zájem o to, co osoba na druhém konci má říkat. Často se kanceláře spoléhají na systémy hlasové pošty. To je jistý způsob, jak přijít na šťastný, přátelský, živý hlas na druhém konci linky.
Potřebujete recepční, který se bude oblékat, abyste zapůsobili na své klienty a hrdli na své kancelářské prostory.
Je důležité, aby dobrý recepční byl pro zaměstnance nárazníkem. Pokud je někdo v personálu mimořádně zaneprázdněný, měl by recepční to vědět. Recepční, který je informován, může zaměstnancům pomoci vyhnout se zbytečným záchvatům na poslední chvíli bez odmítnutí legitimních jmenování.
Je vhodné, aby recepční vyvolal diskusi s klienty, pokud to není kontroverzní. Nechcete, aby váš klient předpokládal, že recepční filozofie je odrazem společnosti jako celku. Obecné otázky a témata z malého rozhovoru jsou v pořádku.
Recepční by mělo být rozšířením marketingového týmu. Sledování důležitých termínů, poskytování informací, které chcete, aby váš klient věděl, ale rozdávání takovým způsobem, aby se váš klient cítil jako zvláštní, je dárek a dobrý recepční to bude mít.
Recepční by se měl ujistit, že se na konferenčním stolku nacházejí firemní brožury a plné a čerstvé kávové konvice, nakládaná mísa s cukrem a klienti, kteří se pohybují příjemným prostorem v recepci.
Pokud jste nezřídili komunální kalendář, takže má recepční přístup k prohlížení plánovaných schůzek, bylo by dobré, abyste to udělali. Můžete to udělat snadno, pokud jste v síti; jednoduše povolte recepční v síti. Pokud váš e-mailový systém toto neumožňuje, můžete nastavit kalendář na internetu a požádat všechny, aby zveřejnili schůzky, o kterých musí recepční potřebovat vědět.
