Důležitým cílem každého systému vnitřní kontroly je ochrana majetku. Vzhledem k tomu, že mzdové procesy mají vliv na lidské i finanční zdroje, mohou být problémy nebo nedostatky ve vnitřních kontrolách mzdových nákladů nákladné. Rozpoznávání rizik souvisejících s mzdovým procesem, pochopení jejich možných dopadů a znalosti, jakým způsobem je řešit, může vést k významné prevenci ztrát v průběhu času.
Rizika
Rizika v mzdovém procesu zahrnují problémy finančního výkaznictví, jako například podhodnocení mzdových a zaměstnaneckých požitků nebo nesprávné zařazení nákladů práce mezi náklady na prodané zboží (COGS) a prodejní, všeobecné a administrativní náklady. Operační efektivnost může být ohrožena vyplácením fiktivních nebo ukončených zaměstnanců (obvykle výsledkem tajné dohody) a použitím nesprávných mzdových a platových sazeb. Dodržování předpisů je ohroženo porušováním federálních a státních zákonů o platových a hodinových právech nebo porušováním předpisů IRS (Internal Revenue Service) vztahujících se k zaměstnancům a nezávislým dodavatelům.
Dopad
Potenciální finanční, reputační a právní dopad mzdových problémů se značně liší v závislosti na jejich načasování, velikosti a povaze. Pochopení dopadu události by mohlo mít důležitou roli v tom, jak správně řešit. Podniky musí zvážit následující: Chyby finančního výkaznictví mohou zvýšit poplatky za externí audit. Nesprávné finanční údaje mohou mít za následek špatné rozhodnutí vedení a mohou negativně ovlivnit investory a další zúčastněné strany, například věřitele. Platby fiktivním zaměstnancům a nesprávné mzdy mohou negativně ovlivnit likviditu a zvýšit daňovou zátěž. Porušení mzdových a hodinových zákonů nebo předpisů IRS může mít za následek významné pokuty, právní poplatky, vyšší míru obratu zaměstnanců a ztrátu pověsti.
Zmírnění
Můžete snížit pravděpodobnost výskytu mzdového problému nebo jeho dopad, pokud implementujete silné mzdové kontroly. Výhoda zavedení kontrol mezd by však neměla převyšovat náklady. Pravidelné a včasné zúčtování mzdových účtů a sladění dat s daty generálního ředitele a třetími zpracovateli, přenosy souborů a další záznamy mohou zabránit nebo odhalit finanční nesprávnosti. Přehled zaměstnaneckých klasifikací mezi přímými a nepřímými náklady může pomoci identifikovat problémy s klasifikací. Oddělení povinností mezi zapisováním údajů o mzdách, zpracováním a platbami a propouštěním je ideální, ale může být obtížné u malých společností s omezenými zdroji. Přezkoumání vedení vyšší úrovně, schvalování a sdělování plateb, změny sazeb, personální propagace, změny pracovních míst a ukončení práce mohou být vhodné, pokud není oddělení povinností nákladově efektivní. Vhodný program školení pro řízení a supervizor pro právní a personální otázky může pomoci zvýšit dodržování předpisů.
Monitorování
Jakýkoli systém vnitřního řízení se může časem stát neúčinným, protože se personální a obchodní procesy mění růstem nebo nevhodným řízením. Provádějte pravidelná hodnocení potenciálních rizik a přezkoumejte návrh a účinnost kontrol mezd, abyste zajistili, že zůstávají relevantní a nákladově efektivní.
