Jak naplánovat konferenční hovor. Ve firemním světě jsou setkání důležitou součástí komunikace. Jedním ze způsobů, jak uspořádat schůzky, v nichž mohou být účastníci v různých kancelářích nebo dokonce v různých částech světa, je naplánovat konferenční hovor. Přestože konferenční hovory mohou být pohodlným způsobem komunikace, je třeba provést několik kroků k úspěšnému plánování. Chcete-li naplánovat konferenční hovor, postupujte podle těchto tipů.
Rozhodněte o datu a čase pro konferenční hovor. Ujistěte se, že při plánování času berete v úvahu všechny účastníky, kteří bydlí v různých časových pásmech.Nechcete plánovat konferenční hovor před nějakou dobou nebo poté, co vaši kolegové obvykle budou v kanceláři.
Zajistěte si číslo konferenčního hovoru z konferenčního centra společnosti nebo kontaktujte poskytovatele online, který usnadňuje konference. To často zahrnuje nastavení a účtování a zaplacení malého poplatku, ale je to pohodlná volba, pokud vaše společnost nenabízí konferenční služby.
Připravte žádost o schůzku s uvedením data, času a navrhovaného tématu. To by mělo být zasláno e-mailem účastníkům konferenčního hovoru několik týdnů předem, abyste jim poskytli dostatek času na to, aby vyhověli vašemu konferenčnímu hovoru. Nezapomeňte zahrnout konkrétní pokyny pro volání a všechna čísla PIN, které účastníci budou potřebovat k volání.
Vytvoření agendy pro konferenční hovor. Vaše agenda by se měla týkat toho, co byste chtěli dosáhnout při konferenčním hovoru, jaké výsledky budou požadovány po volání a které účastníci budou zodpovědní za další kroky.
Pošlete agendu a další doplňující informace, které účastníci potřebují prohledat několik dní před voláním. Mohou obsahovat tabulky nebo přehledy, které poskytují pozadí tématu, které chcete naplánovat.
Postupujte osobně s účastníky, kterým jste od konference před nedávnem neobdrželi potvrzení. Telefonní hovor je nejlepší v tomto případě, protože účastník nemusí obdržet váš email se žádostí o schůzku.
