Pokud budete mít během konferenčního hovoru přesné poznámky, zajistíte, abyste měli jasný přehled toho, o čem se diskutovalo. Je lepší si vzít poznámky co nejpodrobněji při poslechu než zkusit a rozhodnout, co je důležité při poslechu. Vždy se můžete vrátit a vyndat důležité pozdější později, ale zdánlivě nevýznamné detaily předvedené dříve by mohly mít větší význam později v rozhovoru.
Zaznamenejte hovor
Mnoho služeb konferenčních hovorů vám umožňuje nahrávat hovory. Pokud nahráváte, musíte všem účastníkům upozornit, že hovor je zaznamenán na začátku hovoru. Po nahrání hovoru se můžete vrátit zpět a zkontrolovat hovor tolikrát, kolikrát budete potřebovat, a ujistěte se, že vám chybí důležité údaje. Metody, na které lze zaznamenávat hovor, se liší podle poskytovatele. Požádejte o pokyny pro nahrávání konferenčních hovorů od svého poskytovatele.
Zavolejte účastníky
Poznamenejte si, kdo je v konferenčním hovoru, když začne hovor. Věnujte pozornost tomu, kdo říká, co během hovoru a přiřadit důležité prohlášení osobě, která je vytvořila ve vašich poznámkách. Sledujte všechny úkoly nebo projekty, které jednotlivci během hovoru přebírají, a poznamenejte si, kdo má zadání. Pokud je to diskutováno, berte také poznámky o tom, co každá úloha vyžaduje.
Témata konverzace
Sledujte jednotlivé témata konverzace a podtémata v rámci jednotlivých témat. Pokud je program pro volání, uvědomte si, která témata byla pokryta a co bylo projednáno. Agenda může sloužit jako hrubý obrys vašich poznámek. Všimněte si všech aktualizací, zpráv, řešení a nápadů prezentovaných během hovoru. Přirozená konverzace se může trochu skáčet, ale pokusit se formátovat poznámky v pořadí podle tématu bude užitečné pro ty, kteří je přezkoumají.
Formátování závěrečných poznámek
Vaše původní poznámky pravděpodobně vypadají po dokončení hovoru. Uspořádejte poznámky do sekcí vztahujících se k různým tématům pokrytým ve volání. Zjistěte, kdo mluvil při přeformátování poznámek. Mohli byste také zahrnout krátký shrnutí upozorňující na to, co bylo dosaženo nebo rozhodnuto během výzvy, nebo hlavní body diskuse. Zahrnout tento souhrn na začátku dokumentu. Můžete také vytvořit jiný oddíl, který uvádí, jaké úkoly byly přiděleny během hovoru a kdo je za ně zodpovědný. To umožňuje vysokým úředníkům rychle se seznámit s tím, co se stalo během hovoru, aniž byste museli číst podrobné poznámky.
