Konferenční hovory jsou užitečné pro uspořádání setkání se skupinou lidí na různých místech, která musí rozhodovat. Skupina advokátů se možná bude muset setkat a rozhodnout se o strategii pro svůj případ klienta, nebo se skupina bělostných dětí může pokoušet naplánovat svatební sprchu. Konferenční hovor může pomáhat skupině lidí, aby se rozhodli během několika minut, což může trvat dny přes e-mail a bylo by nemožné dělat to osobně.
Položky, které budete potřebovat
-
Telefon
-
Programování schůzek
Určete osoby, které potřebujete pozvat do konferenčního hovoru. Pak upřednostněte důležitost účasti každé osoby. Pokud do vašeho konferenčního hovoru přijíždí tři nebo čtyři lidé, není priorita seznamu pozvaných důležitá. Pokud však zvete šest nebo více lidí, je pravděpodobnější, že budou konflikty plánování. Zajistěte, aby se mohli zúčastnit důležití rozhodující činitelé.
Kontaktujte významné účastníky k identifikaci konfliktů plánování. Zjistěte, zda a kdy budou tito lidé po delší dobu mimo město, letadlem a nedostupní, aby se mohli zavolat nebo jinak nemohou navštěvovat. Uspořádejte čas schůzky kolem těchto konfliktů.
Odeslání pozvánky všem účastníkům. Použijte e-mail, Evite nebo jiný pozvánkový softwarový program. Program Microsoft Outlook může schůzku naplánovat, odesílat pozvánky a umožnit pozvaným účastníkům přijmout nebo odmítnout. Brzy získáte obecnou představu o tom, kdo se může zúčastnit a kdo nemůže. Pozvaní mohou mít návrhy ohledně časů, které pro ně lépe fungují, a mohou vám také zasílat položky v agendách, které odpovídají na žádost o schůzku. Zkontrolujte pozvánku na základě obdržené odezvy.
Naplánujte schůzku pomocí služby telefonického hovoru. Existuje několik společností, které se specializují na hostování konferenčních hovorů, jako je například FreeConference a InstantConference. Pokud vaše společnost často naplánuje konferenční hovory, zjistěte, zda má vaše společnost smlouvu s konkrétním telefonem.
Odeslání dokončené pozvánky všem účastníkům. Pozvánku odešlete i osobám, které odmítly původní žádost o schůzku, pokud budou později k dispozici. Nezapomeňte do pozvánce zahrnout všechny relevantní informace včetně data a času hovoru, kódu země a telefonního čísla, které účastníci mají používat, stejně jako všechny potřebné kódy účastníků. Uveďte také vaše kontaktní číslo, aby vás účastníci mohli přímo kontaktovat, pokud mají problémy s voláním.
Tipy
-
Pokud jste ještě nikdy nepoužili službu konferenčního hovoru, zeptejte se na přehlednost hovorů a snadné použití. K dispozici jsou některé bezplatné služby a některé nabízejí poplatek. Porovnejte ceny služeb založených na poplatcích a rozhodněte, která nejlépe vyhovuje potřebám vaší společnosti.
