Pokud posíláte obchodní kopii, nejste v bezpečí, pokud držíte standardní, tradiční formát. Purdue University navrhuje, abyste začali svým vlastním jménem a adresou - pokud to není v hlavičce - a pak datum pod ním. Pod tímto názvem napište jméno a adresu příjemce a pozdrav. Pokud posíláte spoustu písmen, ušetříte čas nastavením šablony v počítači.
Zkontrolujte své skutečnosti
Nebudete vybírat zákazníky ani neovlivňovat lidi, pokud se dostanete k základním skutečnostem špatně. Institut Emily Post říká, že byste si měli být jisti tím, že jméno a adresa příjemce a přesný název její firmy jsou před odesláním dopisu. Pokud je jméno příjemce genderově neutrální, například Pat nebo Sam, zjistěte, zda můžete, ať psáte muži nebo ženě. Když napíšete dopis, zkontrolujte, zda jste napsali vše správně.
Psaní cizincům
Pokud píšete někomu, koho neznáte dobře, například potenciálnímu zákazníkovi, nezapomeňte na věc formálně používat paní, pan nebo doktor. Pokud neznáte pohlaví, zahrajte si s "Drahou Patem Smithovou". Pokud máte pouze titul, jako je obchodní ředitel, "Vážený obchodní ředitel" je přijatelný. Časopis Inc však říká, že pokud zjistíte správné jméno, je to lepší. Pokud je někdo, koho jste se setkal, "milý Pat" může být přijatelný - je to soudní volání, které budete muset udělat.
Ponechejte to stručné
Když píšete obchodní dopis, nechte to stručně. Máte-li nějaké spojení - setkali jste se u obchodní komory, doporučil ji kolega - možná to budete chtít přinést, upozorňuje společnost Xerox na svých internetových stránkách. Pak se dostanete k bodu dopisu, což by mělo být pro příjemce. Pokud se jedná o prodejní dopis, například chcete zvýšit výhody nákupu od vás. Nepřipojujte se k němu jako k výbuchu e-mailů, ačkoli - i když vysíláte tucet podobných dopisů, udělejte to jako individuální.
Zvolte slova opatrně
Pokud píšete někoho ve vaší společnosti, vaše volba pozdravů může záviset nejen na tom, zda jste se s ní setkali, ale na tom, zda je to váš nadřízený, generální ředitel nebo jeden z vašich podřízených. Konzultační společnost ve veřejném světě říká, že byste měli pečlivě zvolit vaše slova, abyste se vyhnuli tomu, že by se něco vrátilo a ublížilo vaší kariéře. Dokonce i když diskutujete o problému nebo zasíláte varovný dopis, udržujte mírný, zdvořilý tón - nepište, když jste naštvaný.Předpokládejme, že to, co říkáte, nebude zachováno soukromé, protože to často nebude.
