Jak napsat psací dopis. Účtovníci obvykle používají dopisy o zakázce, ale mohou těžit z jakéhokoli majitele malé služby, protože jsou to především smlouvy ve formě dopisu. To může mít za následek, že zákonnosti vstupu do obchodního vztahu jsou méně zastrašující, zejména pokud pracujete s jinými malými podniky. Postupujte podle těchto kroků, abyste napsali silný dopis zavazadel.
Uveďte úvod, když uvedete, že se jedná o smluvní dopis a jeho účelem je vysvětlit dohodu mezi vámi a vaším klientem. Identifikujte, kdo je, tj. "Já, Bill Smith, certifikovaný veřejný účetní ve státě New York, navrhuji dokončit následující projekt pro Acme Widget Makers."
Definujte rozsah poskytovaných služeb. Ujděte svým klientům, co chcete a nebudete dělat na základě diskusí, které jste měli. Zvažte použití seznamu s úryvkami, takže je zcela jasné, co přesně zahrnuje projekt.
Zahrnout časové období pokrývající projekt. Možná budete chtít zvýraznit datum splatnosti v červené barvě, aby bylo jasné, do jaké doby má být práce dokončena. Diskutujte, co se stane s poplatkem, pokud jste pozdě na projektu bez předchozího souhlasu klienta.
Přejděte na peněžní část dopisu o zakázce. Buďte velmi specificní, jak vyúčtovat. Uveďte svou hodinovou sazbu a uveďte, jak budete upozorňovat klienta na pokrok. Zvýrazněte červeně náklady na projekt, pokud účtujete paušální sazbu.
Pokud se domníváte, že je to vhodné, promluvte si o zprostředkování. Měli byste také zmínit otázky specifické pro daný průmysl. CPA například může chtít zmínit služby, které neposkytne v rámci projektu, pokud se odchyluje od standardního protokolu o příjmu daní.
Ukončete svůj dopis s podpisovými řádky pro vás a vašeho klienta. Napište své osobní jméno a jméno vašeho kontaktu pod dva řádky vedle sebe. Poté napište "pro" a vytvořte další dvě řádek, kde zadáte jména firem pod. Zahrnout také řádky pro datum podpisu.
Napište šablony dopisů pro různé obchodní situace. Můžete je klasifikovat podle klientského, projektového nebo servisního balíčku.
Tipy
-
Zadejte své pozdní platební podmínky v samostatném odstavci ve vašem dopisu o odběru tak, aby vynikl. Vždy podepište dvě kopie dopisu o zakázce a zašlete klientovi samostatnou adresovanou obálku, která vám zašle podepsanou kopii. Během čekání na vrácení podepsané kopie si v souboru uložte třetí kopii dopisu.
