Pro každou organizaci je oslavou věnování budov vyvrcholením dlouholeté práce a plánování. Existuje mnoho způsobů, jak tuto připomínku naplánovat. Užijte si tvůrčího času, který rozhodujete o tom, jaké komponenty jsou pro vaši událost nejvhodnější. Bude tam řezání pásky? A co oběd? Chcete zahrnout náboženskou složku? Mnoho z těchto nápadů může být závislé na vašem rozpočtu, ale stojí za to zkoumat. Jakmile máte nějaké pokyny, spusťte plánovací proces.
Nastavte datum několik měsíců předem. Koordinujte s dodavatelem stavby v očekávaném termínu dokončení. Zkontrolujte místní stavební předpisy - možná budete potřebovat certifikát obsazenosti, který bude vydán, než budete moci legálně uspořádat akci v nové budově. Pokud plánujete celoevropskou oslavu, zkontrolujte kalendáře jiných skupin nebo institucí, abyste nezahrnuli nejdůležitější data.
Připravte si seznam hostů několik měsíců předem. Oznámte pozvaným VIP osobám datum a dejte jim vědět, že si rezervujete parkovací místa a speciální sezení pro ně. Odhadněte počet návštěvníků: Podívejte se pozorně na seznam a pravděpodobnost, že se lidé budou účastnit. Typicky, čím větší je seznam hostů, tím nižší je procento návštěvnosti. Pro seznamy s 500 a více hosty je výchozí odhad 25% účast. Kateřiny jsou informovaným zdrojem pro odhad počtu hostů, kteří se budou účastnit.
Několik měsíců předem vyzvete členy duchovenstva a dalších řečníků, kteří doufáte, že se budou účastnit služby.
Pošlete oznámení o "uložení data" poštou do celého seznamu hostů až dva měsíce předem.
Kniha a setkání s kuchařem co nejdříve. Rozhodněte se o prostorovém plánování, menu, potřebách vybavení, parkovišti, květinových uspořádáních a servisním personálu.
Půjčovna vybavení a služby. Začněte plánovat schůzky pro každou z nich několik měsíců předem. Patří k nim vybavení (židle, stoly, ložní prádlo, scéna, ozvučení a pódium), komorník, květináři, hudebníci, tiskárna a fotograf. Začněte pracovat s jakýmkoli médiem, které by mohlo pokrýt událost.
Pošlete pozvánky tři týdny před událostí. Pokud je to možné, ruční adresa.
Potvrďte s poskytovateli služeb dva týdny předem a zkontrolujte všechny podrobnosti. Proveďte podrobný harmonogram událostí pro den události a rozdělte je poskytovatelům služeb. Zahrnout kontaktní informace s čísly mobilních telefonů. Programy nebo objednávky služby by měly jít do tiskárny dva týdny před událostí.
V den před zahájením akce rezervovat parkoviště pro VIP, kléru a hosty s dopravní kužely a vyhrazené parkovací značky. Zvolte program / objednávky služby z tiskárny. Obdržíte položky pronájmu a začněte s instalací. Znovu kontaktujte členy sdělovacích prostředků a v případě potřeby si je rezervujte.
V den konání akce plánujte a záleží na odborných pracovnících, kteří jste si najali.
Tipy
-
Navrhněte odhodlání ctít záměr budovy. Studenti by například mohli hrát smysluplnou roli ve věnování nové školní budovy, nebo by hosté mohli vyzvat, aby hodili divokou květinu na věnování veřejného zahradního centra. Pokud by peníze na novou budovu byly darovány, plánujte pro dárce v noci před odhodláním soukromou "sneakovanou" party.
