Organizace používají počáteční zprávy, aby zohlednily pokrok v konkrétních projektech nebo úlohách po zahájení činnosti. Komponenty v počáteční zprávě se liší v závislosti na typu projektu nebo úkolu, který je hodnocen. Autoři počátečního reportu si vybírají z obecných základních prvků, které jsou vhodné k zařazení do dokumentu. Mohou obsahovat úvod, část, která aktualizuje pokrok, vysvětlení metodiky hodnocení, oddíly o souladu, finanční údaje a další potřeby. Zpráva může skončit souhrnným hodnocením a příslušnými přílohami.
Představení projektu
Jak naznačuje název, zpráva "počáteční" popisuje pokrok dosažený během spuštění projektu. Úvod obsahuje popis projektu a jeho účel a může zahrnovat účel počátečního hodnocení a kopii zadaných otázek.
Metodologie
Zpráva by měla vysvětlit metodiku, kterou používala. Měla by poskytovat podrobnosti o ukazatelích používaných k měření úspěšnosti a jak budou použity údaje shromážděné z hodnocení. V případě dotazů při vyhodnocování uveďte zdroje dat, jako jsou pracovníci projektů, konkrétní dokumenty a záznamy.
Aktualizace pokroku
Sekce aktualizace pokroku může vycházet z vysvětlení metodiky. Cíle a aktivity, které jsou dodržovány v rozvrhu a ty, které byly dokončeny do data sestavy, jsou uvedeny v této části. Jakékoli odchylky nebo úpravy od plánu projektu jsou také účtovány v části aktualizace.
Podrobnosti o shodě
Pokud jsou aktivity projektu v souladu s předpisy nebo organizačními pokyny, uveďte podrobnosti o dodržování předpisů v samostatné části. To zahrnuje veškeré platné federální, státní nebo místní požadavky, které musí projekt splňovat.
Finanční podrobnosti a další potřeby
Uveďte podrobnosti o finančním řízení projektu včetně posouzení, zda projekt zůstává v rozpočtu. Další část by měla uvést, co projektoví manažeři musí pokračovat a dokončit projekt, jako jsou materiály, vybavení, dodávky, práce a další finanční prostředky. Vysvětlete, jak tyto potřeby ovlivňují budoucí práci na projektu.
souhrn
Stručné hodnocení dosavadního projektu může sloužit jako souhrnná část počáteční zprávy. Souhrn může obsahovat doporučení pro pokračující pokrok.
Přílohy
Referenční podmínky používané ve zprávě, které jsou obecně uvedeny v textu zprávy jako "ToR", jsou podrobně definovány v příloze. Všechny relevantní dokumenty týkající se projektu jsou zahrnuty jako přílohy k počáteční zprávě.
