Obchodní dopisy jsou důležitou formou komunikace bez ohledu na to, v jaké zemi pracujete, ale Japonsko se obrátilo na praxi psaní obchodního dopisu do umělecké formy. Písemné dopisy v japonském obchodním světě, aniž byste měli jasné znalosti kulturního protokolu, mohou neúmyslně zkomplikovat váš vztah s danou společností. Jasně psaný dopis, který projeví citlivost na jiné kultury, bude hovořit o vašem úsilí a vaší společnosti.
Otevření komentářů
Otevírání komentářů je velmi důležité a jdou nad rámec otvírání "Vážený pane / paní", které používáme v Americe. Obecně nejvíce zdvořilá podoba pozdravu je "Haikei", což je ekvivalent "Drahý", ale v mnohem formálnějším prostředí. V závislosti na stavu osoby, na kterou píšete, je vhodné použít buď příponu -san nebo -sama, ačkoli by měla být použita pouze tehdy, pokud jste pro příjemce velmi citliví. Mírně méně formální pozdrav je "Zenryaku" (přeloženo "bez úvodního komentáře"), ale to se používá jen tehdy, když bude dopis velmi krátký a bude se s ním zacházet jako o omluvu za stručnost.
Závěrečné komentáře
Závěrečné komentáře jsou samozřejmě stejně důležité jako úvodní poznámka. Obvykle spárované slovo s "Haikei" je "Keigu", který zhruba překládá do angličtiny "S pozdravem". Ženy někdy použijí "Kashiko", protože je formálnější. Slovo spárované se "Zenryaku" je "Sousou".
Keigo řeč
Japonský jazyk má různé konce pro kořenová slova, každý závisí na situaci a komu mluvíte. Asijské jazyky jsou jedinečné od svých západních protějšků při používání keigo, nebo čestné řeči, vyjádřit respekt vůči druhé straně. V těchto případech se budou konce slov lišit, například pomocí konce -desu namísto časově náročnějšího -da. Obchodní etiketa diktuje, že se pokoušíte využít nejvyšší a zdvořilější podobu v dané situaci z respektu k příjemci.
Skladové fráze
Skladové fráze jsou obecně vyloučeny v Americe, ale v Japonsku se skutečně očekávají. Říkat něco jako "Jak se máš?" Může vypadat jako špatný nápad na obchodním dopisu, ale i když píšeš viceprezidentovi marketingu ve velké společnosti, ptá se na zdraví příjemce nebo na rodinu, je považován za zdvořilý a zamyšlený gesto. Jen pamatujte na to, že používáte zdvořilý jazykový formulář po celou dobu, a to i při mluvení o počasí.
Meshi
Mehi je japonská vizitka a něco podobného odznaku cti ve světě japonského salarymana. Celý rituál následuje po obdržení karty oběma rukama, přičemž se očekává, že příjemce bude po celou dobu schůzky držet kartu na stole. V obchodním dopisu, pokud jste se nikdy předtím nesetkali s příjemcem, je to zdvořilost, když do něj zapíšete dopis. Toto není nutné, pokud jste již dříve splnili příjemce dopisu.
