Ačkoli psaní obchodního dopisu není vždy obtížné, zapamatovat si, že řada pravidel obchodních etikety může být výzva. Může se zdát komplikované psát obchodní dopis více příjemcům, ale můžete to udělat pomocí přímých pokynů. Dodržujte etiketu, která vám rozlišuje dopis jako profesionální a ohleduplný při správné adrese všech příjemců.
Adresy
Začněte svůj dopis tím, že umístíte své jméno a adresu nahoře spolu s telefonním číslem a e-mailovou adresou. Po dvojitém mezipaměti uveďte jména a adresy každého příjemce v abecedním pořadí. Pokud jeden nebo více příjemců obdrží dopis se stejnou adresou, uveďte jejich jména společně se samostatnou adresou, na které obdrží váš dopis.
Pozdravy
Pozdravy se nemění s počtem příjemců. "Vážení" platí pro více příjemců a považuje se za výchozí pozdrav obchodní dopisu. Nejedná se o tvrdé a rychlé pravidlo, pokud jde o oslovení jednotlivců. Můžete uvést každé jméno a jednotlivý název, nebo můžete kombinovat tituly a uvést jednotlivé názvy. Například "pan Smith a pan Jones" nebo pluralizovaný "paní Jones a Smith" jsou stejně vhodné. Pro ženy, použijte paní, paní nebo slečnu pro každého jednotlivce nebo Mmes pro množné číslo, toto je zkráceně pro Mesdames. Například "paní Johnson a Miss Smith "a" Mesdames Johnson a Smith "jsou oba přijatelné.
Tělo dopisu
Pravidla podnikatelské etikety v textu dopisu, v němž se zabýváte otázkami, jsou poměrně jednoduché a řídí se standardními gramatickými pravidly pro angličtinu. Použijte množná zájmena pro adresování skupiny jako celku. Pokud existují jednotlivé problémy, které chcete adresovat konkrétně jedné osobě, adresujte část tohoto dopisu tomuto jednotlivci pomocí přímého jazyka, který vám umožní oddělit akci, kterou adresujete ze skupiny. Opravte svůj dopis, abyste se ujistili, že jste dodrželi správná gramatická pravidla.
Závěr
Při uzavření vašeho dopisu s úctou děkujeme každému jednotlivci za jeho čas a pozornost. Postupujte následovně s uzavřením, které označuje konec písmen; toto může být "upřímně" nebo "s vděčností". Dvojitý prostor dvakrát - abyste ponechali prostor pro podpis - a opět dvakrát místo, než ukážete, zda máte schránky a komu jste byli posláni. Vytiskněte dopis a vytvořte tolik fotokopií, kolik je třeba. Každou kopii dopisu podepište, vkládejte každý - spolu s případnými přílohami - do obálek adresovaných jednotlivým příjemcům a odešlete.
