Návrhový dopis je kratší verzí komplexního návrhu, který je napsán formou dopisu. Podle Grantové kanceláře College of William & Mary je obvykle vysíláno k výběru soukromých sponzorů. Může se také považovat za předběžný návrh vládních agentur, které často vydávají žádosti o návrhy dopisů, které by posoudily zájem a schopnosti dodavatelů. Návrhový dopis by měl zachytit zájem potenciálního klienta, počínaje úvodem.
Identifikujte svou organizaci. Stručně uveďte, proč byste byli kvalifikovaní pracovat na projektu klienta. Například pokud se váš návrhový dopis týká stavebního projektu, promluvte si o své úloze subdodavatele v jednom nebo dvou nedávných projektech. Pokud se váš dopis týká grantu na výzkum, uveďte své odborné znalosti. Pokud například žádáte o grant od dopravní agentury, seznamte se s vaší odborností v souvisejících výzkumných projektech, jako je bezpečnost mostů a dálnice.
Začněte se zajímavým faktem nebo statistikou. Tato technika je obzvláště užitečná, pokud se ucházíte o financování výzkumu. Musí však být relevantní. Například pokud se váš návrhový dopis týká výzkumu využití mobilního telefonu, neuvádějte statistické údaje o globálním oteplování. Používejte důvěryhodné zdroje pro vaše údaje, například vládní webové stránky a recenzované časopisy.
Začněte s otázkami, na které by váš návrh odpověděl. Úvod je vaší první a možná nejlepší šancí přesvědčit potenciální agentury financování, že váš výzkum by vyplnil hmatatelnou potřebu ve vědecké komunitě. Pokud podáváte nevyžádanou nabídku na potenciálního klienta ze soukromého sektoru, položte otázky, jako například "Chtěli byste snížit náklady na nákup o 10 procent?" nebo "Jak by vaše společnost mohla využít 24hodinového školení na vyžádání?" Poté načrtněte, jak může vaše společnost využít své odborné znalosti a odpovědět na tyto otázky.
Napište první osobu. Napište například: "Naše firma má odborné znalosti v oblasti navrhování webových vzdělávacích programů pro malé a střední podniky. Můžeme vaší společnosti pomoci dosáhnout nákladově efektivního školení 24 hodin denně na vyžádání pro vaše zaměstnance a zákazníky."
Buď stručný. Podle webové stránky psaní a humanistických studií Massachusetts Institute of Technology může být rozrušená diskuse o dálkově příbuzném materiálu zaměňována a nudná pro vaše čtenáře.
