V účetním slova smyslu slovo "pošta" znamená zaznamenat transakci nebo úpravu správných účtů, přiřadit debet na jeden účet a vyrovnávací kredit jinému. Účtování může být ruční úkol, jen na papíře. V dnešním obchodním světě se však většina účetnictví provádí na počítačích. V tomto případě je "účtování" znamenat zadání transakce do softwarového programu a následné uložení transakce tak, aby byly aktualizovány příslušné účty.
Položky, které budete potřebovat
-
Základní pochopení principů dvojího účetnictví
-
Pracovní znalosti účetního softwaru
Základní účtování v účetnictví
Sestavte všechny dokumenty, které se týkají transakcí, které mají být zveřejněny. Běžně se jedná o faktury od vašich dodavatelů, které budou zasílány do platebních účtů, faktury vašim zákazníkům, které budou zveřejněny v pohledávkách, popřípadě v úpravách účetnictví.
Určete účty, které budou účtovány a připsány na účet. Například zaúčtování nesplaceného dluhu vůči jiné straně, jako je faktura od vašeho prodejce, bude účtován nákladový účet nebo majetkový účet a bude připsán účet pasiva. Příklad: Zúčtování faktury, kterou dlužíte společnosti Acme Electricity za 10 USD, bude mít za následek následující transakci: Náklady na služby (výdajový účet) 10,00 a splatné debetní účty 10,00
Pokud odesíláte transakci ručně, proces odesílání jednoduše zahrnuje zápis čísel na stránky účtu a aktualizaci zůstatků účtů. Nezapomeňte aktualizovat všechny přidružené účty.
Pro elektronické vysílání se přihlaste do softwaru a zadejte příslušný modul. Pro náš příklad bude modul pravděpodobně nazýván Accounts Payable. Podle softwarových instrukcí zadejte číslo účtu nebo název účtu výdajů (Náklady na služby, pro náš příklad) a částku, která má být zaplacena v příslušných polích.Váš software vás také požádá o splatnost platby. Možná budete muset zadat i slevové podmínky, pokud existují. Tyto údaje budou uvedeny na faktuře, je-li to možné.
Před odesláním uložte data a vytiskněte předběžnou zprávu. Porovnejte data, která jste zadali s údaji na faktuře, a zkontrolujte chyby. V případě potřeby proveďte opravy zadaných údajů.
Jakmile jste si jisti, že jsou všechna data zadána správně, vyberte v účetním programu možnost odeslat data do účtů. Ujistěte se, že jste vytiskli kompletní zprávy o datech, které jste zaúčtovali pro své záznamy. Prohlédněte si data svého účtu, abyste se ujistili, že vaše data jsou správně zveřejněna.
Transakce na Pohledávky jsou účtovány podobně. Účty, které jsou ovlivněny, jsou obvykle výnosové (výnosové) a majetkové účty (buď pohledávky nebo hotovost). Příklad: Vaše faktury za 200,00 dolarů za instalatérské služby poskytnuté vašemu zákazníkovi budou účtovány následovně: Pohledávky (účet aktiv) 200,00 dolarů Debit a výnos z poskytovaných sanitárních služeb (výnosový účet) 200,00 dolarů Kreditní
Tipy
-
Při zaznamenávání více transakcí, například jako zásoby faktur, spusťte přidáním pásku stroje, kde bude uvedena částka každé faktury a celková částka na konci. To vám pomůže při kontrole údajů o chybách před odesláním.
Varování
Transakce, které jsou zveřejněny přímo prostřednictvím vaší hlavní knihy (někdy se také nazývá obecný deník), se neliší od Úvěrových účtů nebo pohledávek. Při úprave účtů přímo věnujte zvláštní pozornost účtování a připsání kreditu správným směrem. Obvyklou chybou je odepsání účtu, který chcete připsat, a naopak nesprávné připsání na účet, který chcete inkasovat. Tento typ chyby při odesílání není těžké opravit, ale přesto frustrující.
