Většina moderních společností má elektronické nebo počítačové metody pro sledování odpracovaných hodin zaměstnanců. Toto není vždy pravdivé pro menší podniky a je pro nezávislé dodavatele výjimečné. Je důležité, abyste přesně sledovali pracovní dobu odpracovanou na mzdové účely, jakož i daňové záznamy. Najděte systém, který pracuje pro vás a držte se s ním soustavně po celý rok pro nejlepší a nejpřesnější záznamy.
Prozkoumejte různé metody sledování a rozhodněte, který z nich nejlépe vyhovuje vašemu pracovišti. Mnoho velmi malých firem dostane se papírovým deníkem, každý týden je list držen v kroužkovém pojivem. Máte-li počítač na místě, můžete použít program Excel, který je určen pro záznam výplatní listiny. Zvolte metodu, která bude pro všechny důsledně používána nejsnadněji.
Napište všechna pravidla o sledování hodin a pošlete je na prominentní místo. Uveďte podrobnosti o tom, co máte dělat, pokud kontrolujete dříve nebo později, zda budete používat vojenský nebo civilní čas, pravidla týkající se zaokrouhlení minut a dalších předpisů, které chcete uplatnit.
Uchovávejte položku pro vedení záznamů, kde má k ní přístup všichni. Udržujte pojivo s časovými listy na poličce v kanceláři nebo nad hlavním registrem. Povolit každému přístup k počítači pomocí programu Excel nebo časových listů, pokud budou převedeny do programu správcem.
Zkontrolujte metodu měření každý týden, abyste zaznamenali celkový počet hodin pro každého zaměstnance. Podívejte se na chyby v uchovávání záznamů, jako jsou například zaměstnanci, kteří zapomínají přihlášení nebo odhlášení, a zavádějí metody k nápravě těchto problémů.
