Být prakticky s vaší firmou je dobrá věc, ale to ne vždy platí pro každou fázi operací. Zadávání dat je jedním z klíčových aspektů podnikání, kde je přesun do automatických procesů téměř vždy lepší. Ve velmi malých podnicích, kde je majitel hlavním operátorem, může mít stále smysl provést veškeré zadávání dat ručně, ačkoli upgrade na automatický systém může zajistit hladší provoz. U firem s více než jedním nebo dvěma zaměstnanci může také finančně rozumět, aby se co nejdříve vyhnuli manuálnímu zadávání údajů.
Nevýhoda: lidská chyba
Zkuste, jak bychom mohli, lidé jsou více náchylní k chybám než počítače. Zatímco počítačový systém má příležitostnou závadu, obecně zaznamenává data a organizuje je přesněji než lidé, s menší potřebou kontroly chyb. Manuální zpracování dat vyžaduje mnohem více očí, aby bylo možné zkontrolovat a zkontrolovat údaje za účelem přesnosti.
Nevýhoda: Rychlost
Trvalý čas na zadání dat ručně. Stroje a počítače jsou obecně rychlejší než lidé, což zaměstnancům uvolňuje čas, aby se soustředili na jiné věci. Namísto zadávání čísel po celý den mohou vaši zaměstnanci věnovat více času prohlížení inventáře, vytváření grafů nebo sestavení plánů pro budoucí růst.
Nevýhoda: Náklady na práci
Stojí to spousta peněz za to, aby lidé zaplatili za ruční zadávání dat, a tím, že podnikatelé a další zaměstnanci investují více času do svého místa, kde mají největší přínos pro vizi a poslání společnosti. Práce mnoha lidí nyní může být dokončena jednou osobou, což znamená, že potřebujete méně zaměstnanců pro zadávání údajů, nebo můžete využít své zaměstnance v oblastech, které lépe využívají své dary, aby se urychlil růst společnosti.
Výhoda: Náklady na systém
Manuální zadávání dat nevyžaduje drahé systémy, stroje a programy. Majitelé malých podniků nemají vždy velký fond při zahájení provozování a mimo provoz. Systém manuálního zpracování umožňuje, aby se podnik dostal do hry, aniž by musel investovat hodně cenného kapitálu do počítačů, strojů a počítačových metod zpracování.
Výhoda: Snadná pro malé starty
Někteří podnikatelé mají dobrý pocit, jak sledovat data na papíře pomocí knih, ale nejsou tak pohodlné s počítačovými systémy. Během doby, kdy se pravděpodobně učíte spoustu věcí najednou, aby se vaše podnikání mohlo stát, mohlo by být výhodnější dočasně odložit učení systému pro zadávání dat. Pokud budete držet přesné záznamy ručně, můžete počkat, až budete zkontrolovat tuto možnost, dokud zbytek vaší každodenní činnosti nebude běžnější.
Výhoda: Zvýšený dohled
Když uchováváte záznamy ručně, máte kontrolu nad kterými kategoriemi je umístěno každé jednotlivé číslo. Pokud vaše firma má jedinečné potřeby, díky nimž lze prodej nebo trendy těžko sledovat automatizovaným způsobem, budete možná muset tyto čísla sledujte ručně.Například agentury sociálních služeb, které zaznamenávají změny v dynamice rodiny nebo úlevu od emočního utrpení, mohou najít metody manuálního zpracování dat přesnější než automatizované metody.
Přechod z manuálního na moderní zadávání dat
Zatímco manuální zadávání údajů je někdy nejsnadnější s velmi malým obchodem a umožňuje menší náklady na získání míče v pohybu, jako podnik roste, tak i jeho metody. Když jste připraveni přejít z ručního zadávání údajů na něco trochu sofistikovanějšího, můžete se podívat na programy jako Quicken, QuickBooks nebo bezplatný program ZipBooks. Libovolný tabulkový program vám pomůže rozdělit další opatření, jako například míru úspěšnosti programu, trendy zaměstnanců nebo změny v dynamice a projekcích ve snadno srozumitelných cestách. Je moudré zadat za několik měsíců nebo let minulých dat, abyste viděli trendy v nových číslech, jakmile je zadáte. Pokud máte pochybnosti, obraťte se na účetního nebo specialistu na zadávání údajů o jednorázovou pomoc nebo jako pravidelný podpora při uchovávání přesných datových záznamů pro vaši firmu.
