Jádrem každého úspěšného podniku nebo organizace je dobře fungující účetní systém. Účetní systémy poskytují počítačový způsob záznamu a sledování denních, měsíčních a ročních finančních operací podniku. Navíc malé a velké podniky používají účetní systémy k vytváření dat, které jim umožňují provádět přesná rozhodnutí vedení. Nicméně, zda účetní systém pracuje na splnění těchto cílů, závisí na řadě faktorů.
Kompatibilita s obchodem
Funkce účetních systémů jsou ovlivňovány povahou podnikání a činností tohoto podniku. Různé průmyslové odvětví vyžadují různé typy systémů a různé funkce v účetních systémech. S účetním systémem vhodným pro daný průmysl je zajištěno, že systém splňuje konkrétní cíle podniku.
Navíc denní funkce podniku také ovlivňují požadovaný typ účetního systému a fungování tohoto systému. Celkově účetní systém je účinný do té míry, že je kompatibilní s každodenními obchodními potřebami, jako je ukládání informací o klientovi, vytváření faktur, vedení účetnictví a sledování zásob.
Vnímání
Jak účetní systém přijímá zaměstnanci a vedení organizace, ovlivňuje jeho účinnost a význam. Odolnost zaměstnanců vůči změnám v účetních systémech může být způsobena složitostí systému, efektivitou stávajícího systému nebo obavami ze zavedení účetních kontrol a auditu. Přesto někdy zaměstnanci mohou v rozporu s názory manažerů vidět potřebu účetních systémů. Nedostatečná podpora vedení může způsobit, že účetní systém je pro rozhodovací funkce organizace nerelevantní. Důvodem je to, že údaje shromážděné systémem jsou v zásadě určeny pro použití a zvážení řízení.
Úroveň výcviku
Při zavedení účetních systémů do podnikatelského prostředí je klíčovým požadavkem školení uživatelů. Úroveň a povaha školení, kterých uživatelé dosahují, ovlivňují způsob, jakým tento systém slouží k plnění obchodních cílů. Nedostatečná odborná příprava mezi uživateli, jako jsou manažeři a školitelé, může způsobit, že účetní systém je spíše problém než řešení finančního řízení. Ruční uživatelé, kteří jsou dobře vyškoleni v manipulaci s účetním systémem, tento systém využijí ke zmírnění účetních a finančních funkcí v podnikání.
Implementace
Povaha implementace a implementační partneři ovlivňují efektivitu účetních systémů. Implementace není stejná jako instalace; zahrnuje integraci účetního systému do provozu podniku. Implementační partneři zahrnují členy týmu a důležitě poskytovatele služeb. Špatně implementovaný systém, který postrádá podporu členů týmu a pokračování poskytovatele služeb, selže. Vstup a podpora od implementačních partnerů zajišťují, že účetní systém správně vykonává své funkce.
