Řízení znalostí, systémy KM zlepšují robustnost informací přidáním kontextových a relačních dat do uložených dokumentů. Šesti kroků správy znalostí zahrnuje vytváření, zachycování, analýzu, indexování, ukládání a šíření informací. Přidáním informací do dokumentů, buď pomocí značek nebo sémantické analýzy a tématických ontologií - termínů používaných k popisu a reprezentaci oblasti znalostí - uživatelé mohou najít rychlejší odpovědi.
Business Intelligence
Odborníci v oblasti business intelligence shromažďují informace z více zdrojů, aby pochopili konkurenty své společnosti, trh a zákazníky. Část práce obchodního analytika vyžaduje distribuci včasných informací osobám s rozhodovací pravomocí. Systém KM umožňuje analytikovům rychle vytvářet smysluplné zprávy tím, že z uložených dokumentů vybírají pouze relevantní data a zdroje založené na klíčových slovech, kontextu a informací o vztazích, které jsou jako uložené údaje přidány jako ukládaná data.
Projektový management
Několik aspektů řízení projektů využívá zkušeností a zkušeností získaných z předchozích projektů, včetně odhadování nákladů, řízení rizik a řešení problémů. Když organizace používají formální systémy řízení znalostí pro zachycení informací o projektu, dostupné poznatky přinášejí novým projektovým manažerům, kteří se učí své řemeslo. Základní komponenty systémů KM usnadňují komunikaci relevantních informací mezi členy projektového týmu, zejména pokud tým pracuje ve více geografických lokalitách. NASA používala nástroje KM na několika programech a vykazovala exponenciálně zkrácený čas potřebný k získání dat pro analýzu a tvorbu zpráv.
Podpora při rozhodování
Lidé dělají lepší rozhodnutí, když používají včasné a relevantní informace. Výhoda systému řízení znalostí pro podporu rozhodování zahrnuje nalezení pouze relevantních informací z důvodu přidaných údajů o kontextu a vztazích. Systémy KM často nabízejí inteligentní vyhledávací a zobrazovací technologie, které usnadňují pochopení vzoru a vztahů.
Služby zákazníkům
Pomocné stoly a služby zákazníkům pomáhají využívat systémy řízení znalostí, které sledují podobné problémy a nabízejí úspěšná řešení založená na zpětné vazbě. Aplikací technologií rozšíření informací, jako jsou ontologie, se systémy KM přizpůsobují dotazovacímu stylu uživatele. NIH hlásí, že pomocné stoly pro pacienty dostávají stovky e-mailů za den. Pomocí odborného profilu zaměstnanců založeného na KM pomáhají pracovníci helpdesku otázky nejvhodnějšímu odborníkovi. Další organizace úspěšně rozšířily své funkce help desk vytvořením automatizovaného systému pro správu znalostí.
