Kontrola signatářů nebo kontrola podepsaných osob jsou jednotlivci oprávněni podepsat šeky pro firmy, společnosti a korporace. Jsou odpovědné za to, aby kontroly předložené k podpisu byly legitimní a připravily podle účetních postupů svých organizací. V závislosti na struktuře jejich organizací mohou být signatáři vlastníky firem, účetní dohlížející nebo firemní důstojníci. Přestože velké společnosti mohou připravovat šeky s tištěnými podpisy, kontroly šeků větší než zadaná částka mohou vyžadovat "živý" podpis nebo více podpisů.
Podpisové kontroly: Uvedení vašeho jména do řádku
Zkontrolujte, zda jsou podepsané osoby zodpovědné za ověření, že každá kontrola, kterou podepisují, je řádně připravena a představuje oprávněné obchodní náklady. Signatáři mohou být zodpovědní nebo podléhají trestnímu vyšetřování za podepisování podvodů prováděných podvodně nebo nelegálně. Při podepisování obchodních šeků zvážíte každou kontrolu, kterou podepsáte, jako by byla vaše vlastní. Zeptejte se na otázky, pokud máte obavy ohledně jakékoli kontroly, kterou chcete podepsat. Postupujte podle pokynů organizace pro hlášení podezření na podvod.
Obchodní kontroly 101
Obchodní organizace mohou používat jeden provozní účet nebo více účtů pro různé typy výdajů. Kontrola signatářů pro firmu, která využívá více účtů, je zodpovědná za to, které účty se používají k placení konkrétních výdajů. Příklady účtů zahrnují obecný účet obecných provozních nákladů, mzdových účtů, úschovních účtů za vedení finančních prostředků klientů a účtů používaných pro marketing a reklamu. Přestože může být vyžadován účetní dozor, aby ověřil, zda jsou používány správné účty, podepsání obchodních šeků představuje schválení každé podepsané šeky.
Ověření kontroly příjemců a částek
Nezapíšete prázdné kontroly; pokud jsou ztraceny nebo ukradeny, můžete být zodpovědní. Zkontrolujte každou kontrolu, kterou podepisujete pro ověření příjemce platby a částku, kterou jste zaplatili. Pokud nejste obeznámeni s příjemcem platby, požádejte o dokumentaci k zálohování platby. Platby prodejcům by měly být doprovázeny originálními fakturami. Přizpůsobte písemnou částku číselné částce uvedené při každé kontrole. Ověřte, zda částka každé kontroly spadá do vašeho podepisujícího orgánu.
Zabránění podvodům a účetním problémům
Zkontrolujte, zda signatáři musí znát účetní postupy společnosti a dodržovat je. Jsou zodpovědné za neoprávněné vystavování kontrol. Zeptejte se, pokud nejste spokojeni s žádným aspektem kontroly předložené k podpisu. Nebezpečí podepsání kontroly, která může být později zpochybněna nebo zjištěna podvodným vydáním. Konzultujte s kolegy a / nebo nadřízenými, pokud jsou podepsané podezřelé kontroly. Vedení protokolu o podepsaných kontrolách a zjištění jakýchkoli problémů s kontrolami předloženými k podpisu a následnými akcemi vám může pomoci vyloučit vás z účasti na údajné trestné činnosti.
