Vytvořte Buy-In
Proces portfolia projektu je metoda, která může maximalizovat výstupní potenciál všech projektů prováděných vaší organizací v daný čas, s výhradou omezených omezení zdrojů. Než začnete s úsilím o řízení portfolia projektů, vytvořte prostředí pro pochopení a spolupráci mezi klíčovými osobami s rozhodovací pravomocí ve vaší organizaci. Proces portfolia projektů může zahrnovat ukončení současných projektů, které mohou být úspěšné a včasné ve prospěch projektů, které mají větší hospodářský nebo strategický dopad na vaši činnost. Je důležité, aby manažeři porozuměli tomuto pojetí, aby se vyhnuli jakýmkoli pocitům nelibosti, když k tomu dojde. Posílit týmový postoj k výběru projektů namísto určení malých skupin zaměstnanců s konkrétními projekty. Tím se zamezí pocitům odmítnutí, které vznikají u projektových týmů, které jsou znovu přiděleny nebo rozděleny mezi nové projekty.
Upřednostněte
Během procesu řízení portfolia projektu budete přidělovat zdroje, včetně času, peněz, produktivity zaměstnanců a technologií, na ty projekty, které nejvíce přispívají k ziskovosti vaší společnosti. Před zvážením jakýchkoli konkrétních projektů vypracujte seznam priorit, podle kterých je každý z nich posuzován. Neustále monitorujte svůj seznam priorit a přizpůsobujte jej měnícím se strategickým cílům a vyvíjejícímu se podnikatelskému klimatu. Položky, podle kterých lze upřednostnit vaše projekty, mohou zahrnovat náklady, přínosy k příjmům, dopad na marketing, časové rámce a dosažení konkrétních cílů.
Určete kapacitu a poptávku
Všechny organizace čelí problému využívání omezených zdrojů co nejefektivněji. Shromažďujte informace o své kapacitě zdrojů a požadavcích na zdroje každého projektu před použitím seznamu priorit, abyste zjistili, které projekty se mají uskutečnit. Celková poptávka po zdrojích všech vybraných projektů nesmí překročit kapacitu vašeho podniku. Například pokud má firma k dispozici deset počítačů a dvacet zaměstnanců k práci na projektech, nemůžete si vybrat portfolio projektů, které vyžadují dvacet tři zaměstnanců a jedenáct počítačů. Rozpočtová omezení jsou také velkým faktorem při určování optimálního mixu projektů.
Optimalizujte projektové portfolio
Vyzbrojený seznamem priorit a informací o kapacitě zdrojů a požadavcích na zdroje jednotlivých projektů jste nyní připraveni zvolit soubor projektů, které by se mohly uskutečnit, což maximalizuje strategickou důležitost pro vaši společnost. Mějte na paměti, že projekty, které nebyly původně vybrány, nemusí být nutně odstraněny; projekty menšího rozsahu mohou být realizovány, pokud jsou zdroje uvolněny dokončením projektů s vyšší prioritou.
Existuje několik softwarových balíčků, které vám pomohou v procesu portfolia projektů, avšak pro jednodušší portfolia projektů může být rozhodovací strom použit k vysvětlení všech možností souvisejících s kombinací vybraných projektů. Sledujte odkaz na konci tohoto článku jako příklad stromu rozhodování o projektu.
Nejprve si seznamte každý projekt spolu s jeho celkovými náklady a požadavky na zaměstnance, technologie a další zdroje. Poté vyčkejte projekty, které dosahují nejvyšší úrovně podle vašich projektových priorit, a pak vyberte portfolio projektů, které chcete podrobit. Nezapomeňte, že celkové nároky na zdroje všech vybraných projektů musí být nižší než vaše celková kapacita zdrojů. Vzhledem k tomu, že se do vaší organizace zavedou nové potenciální projekty a po dokončení současných projektů se znovu změní proces portfolia projektů, aby se rozhodlo, které nové projekty si zaslouží nově dostupné zdroje na základě aktualizovaného seznamu priorit a zdrojů.
