V závislosti na velikosti události plánuje projekt události investování času a peněz. Klíčem k úspěšnému plánování události je mít buď silné organizační schopnosti, nebo najmout kvalifikovaný tým. Příklady projektů událostí jsou workshopy, debaty a propagace.
Vybudovat tým. Každý člen týmu by měl mít silné organizační a komunikační schopnosti, stejně jako být k dispozici pro pravidelné průběžné aktualizace.
Vytvořte seznam úkolů s termíny. Tento kontrolní seznam by měl obsahovat všechny úkoly, které je třeba udělat pro projekt události. Přiřaďte každému úkolu členovi týmu. V závislosti na typu události a složitosti použijte software pro správu projektů nebo tabulku, abyste mohli zůstat organizováni. Pokud například používáte tabulku, můžete mít jeden sloupec jako úkol, další je, kdo je přiřazen a pak termín. Zahrnuté do seznamu by měly být položky, jako je pronájem dodavatelů, objednávání konkrétních dodávek, rezervace místa, rezervace letu mluvčího, zajištění stravování, marketingové iniciativy a propagace, které je třeba udělat.
Monitorujte pokrok. Ověřte s členy týmu pravidelně, že jsou v plánu na dokončení úkolů a že jste si vědomi všeho, co je mimořádné. Pokud používáte software pro správu projektů nebo tabulku, aktualizujte jej s každým pokrokem člena.
Připravte rozpočet. Rozpočet by měl zahrnovat náklady, které jsou očekávány, a mít prostor pro neočekávané výdaje. Buďte realističtí na nákladech a ujistěte se, že každý člen týmu si je vědom, jaký rozpočet musí být splněn. Pokud člen týmu musí být nad rozpočtem pro položku v seznamu, nechte je předem předem ohlásit.
