Záznamový list, nazývaný také kontrolní list, slouží jako formulář pro shromažďování informací prostřednictvím pozorování a počítání. Používá se k tomu, aby se počítalo, jak často se něco stalo nebo se stane, nebo se počítá s položkami. Tally listy mohou být stejně jednoduché jako použití listu papíru a tužky, nebo tak složitý jako počítačový program. Jedná se o jednoduchý a účinný způsob shromažďování, uspořádání a analýzy dat. Jsou používány k počítání mnoha věcí, včetně hlasování, inventarizace a výsledků průzkumů.
Určete problém nebo událost, kterou chcete sledovat. Seznam záznamů lze použít ke sledování dat o konkrétní události nebo problému. Tento problém musí být definován před shromažďováním údajů. Typické údaje, které mohou být shromážděny na záznamovém listu, jsou počet vozidel, které projíždějí danou křižovatkou během určitého časového rámce, počet chodců, kteří projíždějí určitým bodem v chodníku nebo lidé, kteří vstoupili do kanceláře. Někdy se mohou shromažďovat podrobnější informace, například o pohlaví lidí. Zápisník nabízí způsob sběru dat organizovaným způsobem.
Vypracujte přesné popisy toho, co se bude počítat. Měl by být vytvořen seznam příkladů nebo popisů. Do seznamu jsou uvedeny pouze informace, které chcete zahrnout. To také zahrnuje určení toho, jak budou informace počítány. Tým, který vytváří záznam, by rovněž měl dát sběratelům pokyny o tom, jak mají být data zaznamenávána a počítána.
Určete dobu trvání vašeho sběru dat. Před zahájením procesu shromažďování údajů by mělo být stanoveno, kdy budou informace shromažďovány a jak dlouho budou shromažďovány.
Vytvořte arch. Zápisník může být ručně psaný nebo proveden přes počítač tabulkový program. V obou případech by měl obsahovat údaje, které jsou sledovány, a případné popisy odpovědí. Například, pokud je archivní list používán ke shromažďování informací o všech pacientech v průběhu jednoho měsíce, může se jednat pouze o počet pacientů, kteří chodí ve dveřích, nebo kteří navštíví lékaře. Může být podrobnější, odhady věkových kategorií a důvody pacienta pro návštěvu. V každém listu by měl být uveden datum, kdy byl použit, aby byly identifikovány vzory.
Začněte záznam. V klinickém příkladu, když pacienti jdou na recepci, aby se přihlásili, dokončí velmi krátký průzkum. Osoba, která je ve věku 22 let, vstupuje z důvodů souvisejících s chladem. Věková skupina, do které tato osoba zapadá, a důvod návštěvy se zaškrtne zaškrtnutím nebo "X." Pokud se počítá s počítáním položky nebo události, pokaždé, když je položka započítána, I je umístěn na příslušném místě. Poté, co byly čtyři započítány, listina by přečetla IIII. Když se započítá pátý, přes tyto čtyři řádky se ukáže diagonální čára, která označuje hodnotu 5. Tím je mnohem jednodušší tablačítka listů shromáždění.
Dokončete shromáždění. Závěrečné shrnutí ukáže, kolik lidí v každé kategorii navštívilo kliniku pro každý konkrétní důvod uvedený na listu. Značky shody jsou počítány a uvedeny v souhrnu v číselné podobě. Informace jsou často dále shrnuty výpočtem procent a jiných statistických informací. Souhrnné údaje jsou pak použity pro rozhodování nebo projekce.
Tally listy jsou často používány jako zdroj dat pro složitější výzkum. Lékařská praxe může například provádět průzkumy po dobu několika měsíců, aby získala informace potřebné pro přizpůsobení služeb přesněji potřebám pacientů. Důkladná analýza provozu na konkrétní vozovce může být nezbytná k ospravedlnění jejího rozšíření. Maloobchodní prodejce může založit rozhodnutí o otevření obchodu v určitém místě na množství pěší dopravy v daném místě.
