Dokumentace je důležitá pro každou implementaci systému a účetní systém není výjimkou. Dokumentace se obvykle provádí na papíře nebo na internetu s vysvětlením, proč bylo učiněno určité rozhodnutí nad ostatními. Dokumentace je obvykle standardní v rámci firmy a je prováděna stejným způsobem při každém zavedení nového systému, takže je snadné číst a zkoumat jakýkoli problém.
Odstraňování problémů
Význam dokumentace účetního systému je jasně viditelný, když se něco pokazí a lidé potřebují zjistit, jak to opravit. Například: Systém splatných účtů přidává zvláštní daně určitým prodejcům. Nejjednodušší způsob, jak zjistit příčinu tohoto problému, je přezkoumání dokumentace, abyste zjistili, jak byl systém nastaven a proč. To je klíčové, když je systém nejdříve používán a lidé najdou nečekané problémy. Možná zpráva požaduje informace, které neexistují. Hledání dokumentace by pomohlo při řešení problému tím, že ukáže, kde jsou tyto informace nastaveny v rámci systému.
Rozhodnutí
Dokumentace účetního systému by měla představovat rozhodnutí, jak se systém zavádí. Mnoho systémů umožňuje spoustu flexibility a spolu s flexibilitou přicházejí s rozhodnutím. Například dokumentace by ukázala, kdo rozhodl, kolik čísel by měl účet mít, a důvody, proč bylo toto rozhodnutí učiněno. To je velmi důležité, když firma prochází zásadními změnami a nové vedení chce chápat rozhodnutí lidí, kteří už tam nejsou. Možná byla tato rozhodnutí moudrá; možná ne. Ale přinejmenším existuje nějaká dokumentace rozhodnutí o firmě.
Změny
Pokud systém potřebuje být aktualizován novou verzí nebo novým modulem, může mít řádná dokumentace pomohou tento proces urychlit. To je klíčové, pokud byl účetní program navržen speciálně pro firmu. Jakékoli technické detaily jsou velmi důležité, pokud zvažujete kompatibilitu s jiným softwarem a jakékoliv změny potřebné pro program. Například můžete potřebovat modul fixního majetku a chcete, aby tento modul přenesl informace do hlavní knihy. Dokumentace by měla poskytnout informace o tom, zda to dokážete, a pokud ano, co je třeba udělat. Uživatelé informačních technologií (IT) obvykle používají dokumentaci k technickým informacím.
Formát
Dobrá dokumentace pro účetní systémy je obvykle kombinací vývojových diagramů a textu. Mnohokrát, diagram dat ukazuje, jak byl systém vyvinut a implementován lépe než text. Ty mohou být trochu komplikované pochopit, takže se ujistěte, že vaše dokumentace má legendu, abyste mohli sledovat koncepty.
Jiné formáty dokumentace jsou ve formě dotazníků, kde jsou kladeny konkrétní otázky a jsou zdokumentovány odpovědi. Na základě odpovědí, zpráv a dalších otázek účetního systému jsou vyřešeny. Mnohokrát dokumentace obsahuje jak vývojové diagramy, tak dotazníky.
Úvahy
Mnoho firem dokumentuje, jak a proč byl vybraný účetní systém namísto ostatních. To může dát uživatelům opravdu dobrou představu o tom, co bylo myšlení tehdy, i když nikdo z rozhodovacích činitelů není na dotazy. Vzhledem k tomu, že implementace systému může být drahá, jsou zpravidla k dispozici zápisy z jednání, které dokumentují rozhodovací proces. Možná bezplatný výcvik nabídl jeden prodejce, který byl atraktivnější než jiný. Takže ještě před zahájením implementace systému by měla být k dispozici také dokumentace.
