Účetní informační systémy (AIS) přinesly revoluci ve způsobu podnikání v celosvětovém měřítku. Po vložení finančních informací do AIS mohou být finanční výkazy a výkazy vytvářeny na více obchodních úrovních, aby byla zajištěna ziskovost.
Aby software AIS mohl předkládat přesné finanční výkazy a výkazy, účetní informace musí být správně a efektivně zadány do AIS.
Fakta
Účetní informační systémy (AIS) jsou stejně dobré jako informace zadané do systému. Zatímco počítačový software AIS výrazně zkrátil dobu potřebnou k zaznamenávání a tabulování informací o účetnictví, musí být software stále podroben kontrole a každodenní kontrole při zaznamenávání finančních transakcí.
Všechny finanční transakce mají tři hlavní požadavky na zajištění řádného účetnictví obchodních operací: včasnost, přesnost a platnost. Pokud finanční transakce nesplní tyto pokyny, informace vložené do softwaru AIS povedou k nesprávně připraveným účetním výkazům a selhání služby AIS.
Včasnost
Všechny finanční transakce by měly být včasné; výnosy a související výdaje se vyskytují ve stejném období, faktury se zaznamenávají v měsíci, ve kterém byly obdrženy a měsíční výpisy za uzavření jsou uzavřeny před uzavřením účetního období v AIS.
Umožnění vkládání finančních informací do AIS v různých účetních obdobích nebo kalendářních měsících zkreslí finanční zprávy vypracované AIS. Rovněž vytvoří účetní závěrky, které řádně neodrážejí výnosy a náklady, které nastaly během účetního období.
Přesnost
Jakmile jsou finanční transakce přijaty včas, musí být prohlédnuty přesnost. Zprávy o nákladech na zaměstnání, hotovostní platby a hotovostní příjmy je třeba prověřit, aby bylo zajištěno, že částky uvedené na papíře jsou přesné. Přezkoumání finančních transakcí může vést k přezkoumání dalších účetních funkcí, pokud jsou provedeny konzistentní chyby.
Pokud jsou do AIS zaznamenány nepřesné informace, je třeba provést srovnání účtů s cílem nalézt chyby s finančními transakcemi.
Platnost
Měření finančních transakcí pro platnost je důležitým krokem při zaznamenávání informací v systému AIS. Požadavky na platnost jsou splněny, jakmile je transakce určena jako přesná, spolehlivá a relevantní pro obchodní operace. Audity od externích účetních firem se obvykle zaměřují na platnost finančních informací zadávaných do AIS; zaznamenávání neplatných informací je kritická chyba a bude uvedena jako účetní nedostatek v auditorských zprávách.
Pracovní tok účetnictví
Finanční informace musí dodržovat správné kroky, aby byly splněny požadavky na včasnost, přesnost a platnost. Každá účetní kancelář by měla mít pracovní postup, aby bylo zajištěno, že všechny finanční transakce mohou být zapsány do AIS a finanční výkazy běží před koncem účetního období. Efektivní pracovní postupy budou mít každý dokument zpracovávat pouze jednou během každého procesu, čímž se zamezí zvýšené práci nadměrnými finančními transakcemi.
Willistický podvod
Ačkoli finanční transakce mohou splňovat účetní požadavky na včasnost, přesnost a platnost, některé podniky se podílejí na úmyslném podvodu na podporu finančního zdraví své společnosti. Software AIS byl míněn jako počítačový záznam, který je obtížně manipulovatelný, ale stále je to možné. Použití zvláštních účtů, které skrývají transakce, vytvářejí oddělené subjekty ke skrytí dluhů a pomocí bývalých auditorů k návrhu společnosti AIS jsou všechny způsoby, jak s AIS vytvářet podvodné informace.
