Správná příprava obchodních faktur činí pravděpodobnější, že vaše podnikání bude platit za své produkty nebo služby včas. Důkladný přístup k vyúčtování vám také pomůže udržet lepší záznamy a udržet rozpočet na správné cestě.
Vytvořte standardizovaný formulář
Vytvořte šablonu obchodní faktury obsahující kategorie pro všechny relevantní informace. Vyplněný formulář by měl obsahovat hlavičkový papír vaší společnosti nebo logo a kontaktní informace, včetně telefonních a faxových čísel a e-mailových adres a webových adres. Zahrňte místa pro vyplnění data objednávky a data faktury, jméno prodejce nebo číslo kódu a případné číslo vašeho dodavatele nebo daňové identifikační číslo. Vytvořte sloupce, které vám umožní vyplnit množství, popisy a ceny za prodané položky a řádkovou položku pro přidání daně z prodeje a výpočet celkové částky. Zanechte prostor pro poznámky.
Buď konkrétní
Při uvádění položek nebo prodaných položek do položky je třeba určit. Uveďte čísla dílů, referenční kódy nebo popisy, které vám a vašemu kupujícímu jasně popisují, na jakou fakturu odkazuje. Rozdělit hodinovou práci a zahrnout popisy provedených služeb. To vám pomáhá sledovat zásoby a pracovní produkty a umožňuje zákazníkovi zobrazit podrobný seznam toho, na co se účtuje. V případě sporu může faktura vyřešit nedorozumění a pomůže vám vyhnout se zpožděním platby. Pokud se transakce podílela na nákupní objednávce nebo autorizačním kódu od kupujícího, zahrňte také toto číslo.
Přejít do režimu online
Vytvořte elektronickou verzi obchodní faktury, abyste procesy fakturace rychleji a efektivněji. Faktury, které jsou elektronicky generovány a odesílány prostřednictvím e-mailu, mohou být efektivně sledovány, zvláště pokud požadujete, aby příjemce obdržel a otevřel dokument. Tím se zabrání případnému ztrátě faktury v e-mailu. Pokud vydáváte papírové faktury, uveďte poštovní poukázku, která podpoří promptní platbu.
Poskytněte možnosti platby
Poznámka k faktuře v okamžiku, kdy je platba splatná, a uveďte sankce nebo poplatky za opožděné platby. Zahrnout pokyny k zaplacení faktury, jako jsou možnosti online, firemní šeky, šeky pokladní, peněžní příkazy nebo firemní kreditní karty. Uveďte přímé číslo vaší účetní oddělení v případě, že si zákazník chce telefonicky uskutečnit bankovní převod nebo debetní kartu.
