Každá organizace postupuje jinou cestou při dosahování svého poslání, přičemž sdílí pět kvalit, které zvyšují šance na úspěch. Všichni zaměstnanci v efektivních organizacích vědí své role a to, co se od nich očekává. Pokročilé plánování je rutinní praxí, přičemž projektové týmy mají konkrétní úkoly implementovat. Vedení současně sleduje zaměstnance a poskytuje pravidelnou zpětnou vazbu o tom, jak dobře dělají, s pobídkami poskytnutými osobám, které se odlišují.
Předběžné plánování
Předběžné plánování je nezbytné pro efektivitu. To znamená stanovení jasných, měřitelných a dosažitelných standardů, které pomohou zaměstnancům dosáhnout organizačních cílů podle shrnutí zveřejněného Úřadem pro personální management v USA nebo OPM. Zaměstnanci jsou odpovědní za klíčové pracovní úkoly během různých fází projektu. Agentura doporučuje zapojit zaměstnance na počátku procesu plánování, aby pochopili, co je třeba udělat, proč je třeba je udělat a jak dobře je třeba udělat.
Vyvážené priority
Namísto přetížení zaměstnanců s více úkoly efektivně řídit organizace rozdělit je do definovatelných akcí a stanovit mapu cestu pro jejich realizaci. To je přístup podporovaný organizačními guruy jako Davidem Allenem, jehož program Getting It Done pracuje na snížení informačního přetížení na pracovišti, časopis Time uvedl v březnu roku 2007. Tímto odůvodněním dosáhnou společnosti maximální efektivitu tím, že rozhodnou, které úkoly jsou skutečně důležité nebo pouze periferní.
Pokračování sledování
Neustálé sledování zaměstnanců je nezbytné k tomu, aby zjistila, zda splňují očekávání organizace z hlediska jejich výkonu. Podle shrnutí OPM je tento cíl dosažen pravidelnou zpětnou vazbou zaměstnanců, kteří mohou porovnávat svou práci s předem stanovenými standardy. Pravidelná zpětná vazba umožňuje organizacím rychleji reagovat na nepřijatelný výkon a podniká kroky k jejich řešení. Naopak, vedení může také změnit standardy, které se podle OPM shrnutí považují za problematické nebo nerealistické.
Definované role
Po zahájení projektu musí každý účastník znát své povinnosti, aby zajistil jeho úspěch. Millville, obyvatelé Pennsylvánie následovali tento model při vytváření výboru pro studium budoucnosti vesnice. Práce se zaměstnanci z Pennsylvania State University Cooperative Extension Service, výbor zlomil do týmů odpovědných za konkrétní úkoly. Mezi tyto úkoly patří fundraising, stanovování cílů a vzdělávání veřejnosti o práci výboru. Každý tým pak musel vypracovat vlastní zprávu o pokroku.
Rozpoznávání zaměstnanců
Žádná organizace nemůže prosperovat bez odměňování zaměstnanců, kteří společně a individuálně přispívají k jejímu poslání. Takové uznání je přirozenou součástí každodenní praxe a vychází z myšlenky, že veškeré chování má pozitivní a negativní důsledky podle shrnutí OPM. Společnosti odměňují příkladné výkony prostřednictvím pobídek jako hotovost, volno a nepeněžní položky. Systémy odměn mohou podle souhrnu rozpoznat i řadu příspěvků, od návrhů až po úspěchy ve skupinách.
