Papírování je součástí podnikání a proces náboru nového zaměstnance není výjimkou. Existují určité dokumenty, které musí být vyplněny novými zaměstnanci, jako jsou např. Daňové úhrady a papíry s přímým vkladem. Veškeré potřebné formuláře spolu se všemi papírovými dokumenty, které jsou specifické pro danou společnost, by měl zaměstnanec vyplnit a zpracovat včas, nejlépe v první den zaměstnance.
Nové zaměstnanecké papírování
Noví zaměstnanci by měli vyplňovat formulář žádosti o zaměstnání - pokud již tak neučinili - seznam svých úplných adres, kontaktních čísel, informací o tísňovém volání, referencích a všech předchozích zkušenostech, spolu se souhlasem pro kontrolu stavu a souhlasu s drogami testování. Většina zaměstnanců vyplní přihlášku a podepisuje formuláře souhlasu během pohovoru a procesu pronájmu, avšak pokud ne, lidské zdroje budou potřebovat tyto informace vyplněné a zpracované pro zaměstnance.
Vládní formy
Americká vláda vyžaduje vyplnění několika formulářů pro každého nového zaměstnance. Formulář I-9 ověřuje totožnost každého přijatého jednotlivce a pokud je legálně způsobilý pracovat ve Spojených státech. Tento formulář musí být vyplněn a podepsán nejpozději v první den zaměstnání a uchovává jej zaměstnavatel společně s kopií dokladu o sociálním zabezpečení zaměstnance. Formulář W-4 uvádí podrobnosti týkající se srážkových příjmů zaměstnance pro účely federální daně z příjmů. Zaměstnanci musí vyplňovat nový formulář W-4, pokud se jejich příděl z prodlení v průběhu roku změní.
Formulář nového pronájmu
Všichni zaměstnavatelé jsou podle federálních zákonů povinni hlásit každému novému pronájmu - do 20 dnů od data přijetí - na Úřad pro vynucování podpory dětí v USA. Tato státní agentura určí, zda zaměstnanec dluží platby na podporu dětí. Nové zaměstnance mohou být hlášeny pomocí kopie formuláře W-4 nebo formuláře společnosti obsahující stejné informace. Formuláře mohou být zasílány elektronicky nebo poštou do státního adresáře New Hires ve státě, kde zaměstnanec pracuje.
Formulář přímého vkladu
Formulář přímého vkladu by měl být vyplněn a převeden do účetního oddělení. Zaměstnanec bude muset uvést své jméno, adresu a čísla bankovního účtu a přiložit prázdnou neplatnou šeku, aby obdržela přímý vklad jejích výplat.
Příjem pracovních příruček / příruček
Novým zaměstnancům by měla být poskytnuta kopie příručky společnosti a bezpečnostní příručka. Každý zaměstnanec by měl podepsat a datovat doklad potvrzující, že obdržel a dodržovat pravidla uvedená v příručce. Tyto formuláře jsou důležité, jelikož v podnikové příručce jsou uvedeny všechny firemní pravidla, včetně politiky týkající se drog a alkoholu, politiky sexuálního obtěžování, kodexu chování zaměstnanců, doložky o neveřejné a nekonkurenční a dalších relevantních informací o společnosti.
