Efektivní produkce vysoce kvalitních produktů se ziskem a dodržování zákonů a předpisů vyžaduje soudržnost operací. Mnoho společností pomáhá při zavádění standardních provozních postupů nebo SOP, které poskytují podrobné pokyny k provádění důležitých postupů. SOP pomáhají zajistit přesnost a kontrolu kvality. Používají se v řadě společností a organizací, zejména ve vládě, výrobě, výzkumu a vývoji, laboratořích a akademických oborech. Protože jednotlivé jednotky uvnitř firem mají nesčetné postupy, každý z nich potřebuje různé SOP. Proto je užitečné poskytnout hlavám každé jednotky šabloně SOP, která jim umožňuje začít psát vlastní postupy a příručky SOP. SOP šablony poskytují všechny důležité komponenty, které každý proces potřebuje.
Pokyny pro spisovatele SOP při určování toho, jaký postup je třeba zapsat. Šablona by jim měla poskytnout jednoduchý rozhodovací nástroj založený na počtu rozhodnutí, která musí pracovníci přijmout k provedení postupů. Uvědomte si, že rutinní postupy, které jsou pouze krátké, vyžadují, aby pracovník provedl několik úsudků a mohl být napsán ve formátu jednoduchých kroků. Například: Do A, pak B a poté C. Všimněte si, že zdlouhavé procedury, které vyžadují několik rozhodnutí, mohou používat hierarchický formát kroků, informovat pracovníka, v jakém pořadí musí postupovat, a často obsahovat dílčí kroky, které musí být provedeny k dokončení celý úkol. Nabídněte příklady vývojových diagramů nebo infografií, které popisují postupy, které jsou komplikované, zdlouhavé a vyžadují více rozhodnutí. Například: Do A. Pokud je "normální", udělejte B, C a D. Pokud je "abnormální", zopakujte A a potvrďte E, F a G.
Popište matice a šrouby psaní každého postupu. Například každý postup by měl mít název, účel, rozsah a metody a odpovědnost za provedení tohoto postupu. Povzbuzujte nebo vyžadujte, aby spisovatelé SOP používali jednotnou konvenci pojmenování pro postupy pro titrování. Poradit jim, aby určili rozsah postupu, například na koho postup se týká, kdy a za jakých okolností. Mohli byste také popsat, kdy nebudete používat každý postup. V části Metody a odpovědnosti uveďte podrobný postup při provádění postupu. Šablona by měla poskytovat jednoduché krátké fráze s akčními slovesy.
Poskytněte definice a požadavky na zdroje. Každý postup by měl mít oddíl, který definuje termíny použité v dokumentu a vysvětluje všechny zkratky. Dále by měl informovat zaměstnance o tom, jaké dokumenty, vybavení nebo další materiály, které budou potřebovat k provedení tohoto postupu. Odkazujte na všechny další související postupy, které zaměstnavatelé buď potřebují předem provést, nebo si je třeba uvědomit, že dokončí úkol. Nezapomeňte na další důležité součásti, které šablona musí mít. Mezi ně patří datum účinnosti postupu a poslední datum, kdy byl proces přezkoumán.
Tipy
-
V závislosti na vaší společnosti může být také důležité přidělit bezpečnostní úroveň SOP, aby bylo jasné, jaká úroveň oprávnění je vyžadována pro provedení tohoto postupu. Použijte šablonu také k popisu podmínek, za kterých může zaměstnanec spolehlivě provést tento postup bezpečně.
Varování
Pokud je to vhodné, vždy uvádějte pokyny týkající se ochrany zdraví a bezpečnosti nebo porušení předpisů. Zadejte místo do šablony a použijte metody k zdůraznění důležitých varování, jako jsou tučné nebo vedlejší pole těchto zpráv. Popište, co se stane, pokud se postup nebude následovat nebo bude následovat nesprávně, ať už to vede k poranění, ztrátě života, poškození zařízení, chybným výrobkům, pokutám, soudnímu sporu nebo uzavření obchodu.
