Jak vytvořit šablonu SOP

Standardní provozní postupy (SOP) jsou oblíbeným způsobem poskytování konzistentního vedení zaměstnancům v rámci organizace. V ideálním případě, pokud někdo uchopíte někoho z ulice, tato osoba by měla být schopna dokončit úkol bez jakéhokoli jiného než SOP a potřebných nástrojů. Klíčovým výchozím bodem každého portfolia SOP je vytvoření šablony SOP pro konzistenci. Nepotřebujete žádný fantazijní software nebo dovednosti; stačí vyvážit požadované prvky a to, jak chcete, aby šablona vypadala.

Položky, které budete potřebovat

Počítač
Software pro zpracování slov

Otevřete nový dokument pro zpracování textu. Uložte soubor s názvem, který chcete použít pro šablonu SOP a datum pro řízení verzí. Například: "YourCompanyName_SOP_Template_01-16-2010".

Vložte tabulku do záhlaví. Počet řádků a sloupců v této tabulce je na vás; mějte na paměti, že budete potřebovat minimálně buňku pro číslo SOP, název a schválení nebo datum účinnosti dokumentu. Můžete také použít buňku pro číslo stránky a logo společnosti nebo jména, pokud chcete. Hezká věc o tabulce v záhlaví je, že se bude opakovat v celém dokumentu při přidávání stránek.

Do první stránky dokumentu vložte velký stůl. Tato tabulka bude obsahovat číslo vašeho SOP a titul nahoře, za kterým budou následovat buňky pro podpisy klíčových pracovníků, jako je autor dokumentu a schvalující úředníci s podepsanými jmény, tituly a daty. Zadejte hlavičky pro každou buňku, například "SOP Název" pro horní buňku, "SOP Autor" pro další buňku a "Potvrzení QA" pro příslušný počet buněk.

Vytvořte sekce pro úvod, odpovědnosti, materiály a vybavení (je-li použitelné) a postup. Jiné sekce mohou obsahovat glosáře zkratek, výrazů nebo produktů. Vzhledem k tomu, že se jedná o šablonu, možná budete chtít zahrnout větu nebo dvě, která popisuje, co se očekává pro každou sekci, pokud máte v plánu mít několik autorů SOP.

Formátujte své sekce. Jedním z nejběžnějších způsobů prezentace sekce SOP je spuštění písma, číslování nebo kombinace systému pro každou sekci. Můžete také použít odrážky a pomlčky. Nezapomínejte, že je snadnější při odkazu na SOP nebo při revizi SOP směřovat na sekci písmenem / číslem.Ukažte, jak by měl vypadat formát sekvence pro každý následující řádek v sekci, například "A, B, C"; "1, 2, 3"; nebo "A1, A2, A3, B1, B2, B3."

Do konce šablony vložte další dvě tabulky. Jedna z tabulek by měla být pro výpis externích odkazů nebo pro přílohy a formuláře, které můžete připojit k SOP pro změny verzí. Druhá tabulka může být pro dokumentaci historie verzí SOP a důvodů pro změny. Tyto tabulky mohou pokračovat ve formátu číslování / písma, který používá zbytek šablony.

Uložte dokument jako soubor šablon pouze pro čtení. To pomůže nechat šablonu nechat náhodně přepsat tak, že uživatele přiměje uložit dokument pod jiným jménem, pokud je změněn.