Ať už odpovíte na žádost o nabídku nebo nabízíte nevyžádanou nabídku služeb, nezapomeňte, co zakladatel Kyocera Kazuo Inamori kdysi poznamenal: "Žádný zákazník nikdy nechodí do obchodu jen proto, aby uklidnil skladovatele." I když musíte poskytnout velký množství informací o vaší schopnosti obsluhovat projekt, zaměřit se na potřeby zákazníka, pokyny a horké tlačítka. Tímto způsobem bude váš návrh, tón, obsah a organizace reagovat citlivě. Zjistěte jasné pochopení podnikání zákazníka a zdůrazněte výhody používání vašich služeb, abyste zabalili přesvědčivě přesvědčivý úder do vašeho návrhu.
Předběžná příprava návrhu
Naplánujte svůj obsah. Pokud není uvedeno jinak, zeptejte se zákazníka, jaké faktory uvažuje při rozhodování o koupi a poté naplánujte příslušný návrh. Přinejmenším řešte své chápání potřeb zákazníka a co vás odlišuje od konkurence, pokud jde o školení, zkušenosti, schopnosti a vztahy. Také řešíte svůj přístup k řešení potřeb zákazníka, jak dlouho to bude trvat a kolik to bude stát.
Vytvořte obrys, který by později mohl sloužit jako obsah. Pokud odpovídáte na formální žádost o nabídku, postupujte podle konkrétních pokynů. V opačném případě organizujte své informace z toho, co je nejdůležitější, nejméně důležité pro zákazníka. Například uveďte životopisy na začátek návrhu nového zákazníka nebo na konec vašeho návrhu pro opakovaného zákazníka, který již zná své pověření.
Vytvořte matici, která přiřazuje jeden řádek každé sekci ve vašem obrysu a jeden sloupec každé z oblastí zájmu zákazníka nebo kritéria výběru. V každé výsledné buňce prosazujte aspekty vaší kvalifikace a přístupu, které se týkají horkých tlačítek zákazníka. Použijte tuto matici, abyste udrželi obsah ukotvený podle potřeb zákazníka a připomínali vám body, které je třeba zdůraznit v každé sekci.
Návrh písem
Stres přínosy zákazníků důsledně v celém svém návrhu služeb. Vždy začíná část, která popisuje, jak bude zákazník získávat to, co si cení nebo chce, nebo se vyvarujte toho, co se bojí nebo nelíbí, a to pomocí vašich služeb.
Poskytněte důkazy, které podpoří tvrzení, které učiníte ve svém návrhu. Podložte například úspěšné výsledky s podobnou prací s doporučeními, bezplatnými uvozovkami nebo kontaktními informacemi spokojených zákazníků.
Přijměte vhodný formát a tón. Někdy bude postačující formální dopis, jinak je třeba zdlouhavý dokument s kartami. Pokud není uvedena, zeptejte se zákazníka, jak by chtěla získat vaše informace, a pokud vám půjčí kopie minulých vítězných návrhů, které byste si mohli prohlédnout.
Vytvořte snadno čitelný materiál. Použijte krátké, souvislé věty v odstavcích maximálně 10 řádků. Využijte velikost písma 10 až 12 bodů a libovolně začleňte bílé místo mezi oddíly a odstavce. Použijte nadpisy, které zákazníkovi pomáhají skenovat, skenovat a snadno vyhledávat informace. Zvýrazněte důležité body s grafikou a vizuálem a tučným písmem, kurzívou nebo podtrženým textem.
Tipy
-
Když se zeptáte zákazníka, aby objasnil jakékoliv zamlžené oblasti požadavků na projekt nebo návrh, využijte příležitosti k prokázání zájmu o jeho podnikání a zájmy.
Vytvořte si přehled obsahu vašeho návrhu, abyste poskytli zákazníkovi heads-up toho, co přijde. Prezentujte tento přehled brzy ve svém návrhu či doprovodném dopise; ve větších návrzích vytvořte sekci shrnutí, která následuje po vašem obsahu a předchází všechny ostatní oddíly.
Šablony jsou užitečné, abyste zabránili tomu, abyste museli znovu objevovat kolo vždy, když napíšete návrh služeb.
Před tiskem a odesláním zkontrolujte svůj návrh na pravopisné a gramatické chyby. Používejte tolik očí, kolik je k dispozici; jednoduché chyby mohou sklouznout lidé, kteří si přečetli mnoho verzí návrhu. Najděte čerstvé oči, pokud je to možné.
