Ať už jste nová nezisková organizace, která se snaží změnit svět nebo malou skupinu, která se snaží získat finanční prostředky pro uniformy školních kapek, přijetí a zpracování hotovostních darů může být obtížné. Dobře zamýšlený fond raisers nemusí udělat tolik, aby se dostal do vážné horké vody s IRS, tak používejte tipy v této příručce ušetřit čas a úsilí tím, že stanoví přísné finanční postupy. Zjistěte, jak zpracovat dary v hotovosti, otevřít kontrolní účet a využívat internet k nakládání s hotovostními dary, aby vaše skupina mohla podnikat pomoc při pomoci ostatním, než aby opakovaně vysvětlovala, jak jsou úsilí skupiny upírány.
Otevřete bankovní účet ve jménu vaší organizace nebo způsobte. To obvykle vyžaduje dokumentaci, a tak přinášejte svou charta, stanovy, stanovy a další typy papírování, které lze použít jako důkaz o poslání a zásadách vaší organizace.
Mandate dvě signatáře pro všechny hotovostní transakce s bankovním účtem. Tento požadavek na "dvojnásobný podpis" již nebude muset provádět více, ale je to dlouhá cesta, která uklidňuje dárce i členy, že vaše organizace je nahoře a nahoru.
Vytvořte standardní "formulář pro dárcovství peněz" a požádejte každého darce, aby při každém příspěvku vyplnil jeden. Tento formulář by měl obsahovat jméno dárce, adresu a další kontaktní údaje, místo pro hotovostní částku, datum a také by měl uvést všechny podmínky, za kterých je darování - vcelku nebo částečně - povoleno jako daňový odpis. Přidejte řádek pro podpis osoby, která přijala dar.
Kvalifikujte každý hotovostní dar, abyste se ujistili, že se hodí v rámci poslání vaší organizace. Ujistěte se, že nemá žádné "struny" připojené a že neexistuje žádný konflikt zájmů nebo quid pro quo implicitní v příspěvku, než vaše skupina přijme.
Dohodněte se na standardní metodu pro zpracování dárcovských příspěvků. Použijte takzvaný dvojitý systém počítání, který vyžaduje, aby nejméně dva členové skupiny byli svědky každé transakce s dárcovským boxem. Fyzická kontrola těchto skříní musí být důsledně sledována. Uchovávejte podrobný záznam o časech, datech a počítání, převádění, uložení nebo jinak přesouvání prostředků z dárcovského boxu.
Nastavte limity podávání zpráv pro dary v hotovosti, abyste vytvořili právní kontroly a zůstatky. Některé skupiny vyžadují konsensus předtím, než lze přijmout určitou částku (např. 1 000 USD), aby určité skupiny sledovaly určité zájmy.
Zvažte použití služeb třetích stran, jako je Pay Pal, na zpracování hotovostních darů. Žádná webová stránka se nevyžaduje (ačkoli mnoho klubů zjistí, že je snadné odkazovat na Pay Pal prostřednictvím odkazu na domovské stránce) a příznivci mohou zajistit bezpečné dary od svých bank nebo kreditních karet. Trasa papíru je komplexní a snadno použitelná. Pay Pal může také nastavit automatické měsíční předplatné pro časté dárce.
Nastavte tabulky Excel (nebo jiný databázový program) pro sledování všech pokladních příjmů. Vymažte dary, šeky, transakce s kreditními kartami, výnosy Pay Pal a pomocné výnosy z příjmů, abyste měli přehled o tom, odkud pocházejí hotovost skupiny pro budoucí marketingové úsilí.
Spolupracujte s bankéřem nebo účetním, pokud vaše členství nezahrnuje člena týmu, který je spokojen s finančními prostředky. Vždy pošlete poděkování dopisu darcům okamžitě poté, co jejich dary byly přijaty. Tento dodatečný dotyk, když je poslán včas, připomíná dárci jejich příspěvek, mluví o hlasování o vděčnosti skupiny a připravuje půdu pro budoucí odvolání kampaně.
