"SOX kontrolní činnosti" je termín používaný k popisu části předpisů mandatorní Sarbanes-Oxley Act. Sarbanes-Oxley vznikl z účtování některých významných korporací. Podle zákona jsou společnosti povinny přivést externí auditory, kteří nemají účetní či jiné obchodní vztahy se společností. Auditoři vypracují plán, aby pomohli interním auditorům společnosti dodržovat právní předpisy SOX. Tento plán musí být schválen generálním ředitelem a účetním personálem. Nedodržení těchto předpisů může mít za následek pokuty a / nebo uvěznění výkonných zaměstnanců.
Vysvětlete managementu a klíčovým zaměstnancům účel pro zápis kontrolních činností. Kontrolní činnost probíhá na všech úrovních společnosti. Zahrnují povolení, ověřování, odsouhlasení, revize výkonnosti, zabezpečení majetku a oddělení povinností. Vnitřní kontroly zajišťují, že podvodná činnost nebo falešné podávání zpráv nenajde svou cestu do účetní závěrky společnosti.
Komunikace odpovědnosti vedení při řešení činností vnitřní kontroly. Generální ředitel je zodpovědný za ověření přesnosti účetní závěrky na konci roku pod hrozbou trestu odnětí svobody, pokud jsou výkazy nesprávné. Toto je § 404 SOX zákona a někteří odkazují na proces auditu jako "404." Generální ředitel musí mít jasné znalosti o plánech a cílech společnosti a být schopen sledovat výsledky společnosti proti stanoveným cílům.
Stanovte jasné pokyny pro zpracování informací. Jednou z běžných problémových oblastí při vedení přesných finančních záznamů je zaznamenávání údajů. Například výkazy výdajů od zaměstnanců s výdajovými účty se předkládají na papíře a převádějí se na počítač. Součty z podání papíru musí odpovídat součtem vloženým do databáze společnosti. Kontrola provede porovnání jednotlivých transakcí za účelem zjištění nesrovnalostí nebo chyb. Vytvořte zásady, které zajistí přesnost přenosu těchto dat z jednoho zdroje do druhého.
Zvažte aktiva vaší společnosti, která jsou nejvíce ohrožena ztrátou. Peněžní prostředky, zásoby, vozidla nebo strojní zařízení jsou snadno ukradeny a převedeny na někoho jiného. Napište jasná pravidla při zacházení s penězi pro pokladníky a další zaměstnance, kteří mají přístup k hotovosti. Za hotovost po ruce si každý den počítat každý den, aby si ověřil celkové součty z předcházejících nocí. Proveďte další počítání v noci, abyste ověřili součty běžného dne a vytvořili rámec pro ověření celkového denního prodeje.
Provádějte měsíční inventář nebo v případě větších obchodů nebo podniků čtvrtletní počet a provádějte bezpečnostní opatření, která zabrání zaměstnancům a zákazníkům vyjít ven s vaším inventářem nebo majetek.
Rozdělte povinnosti. Zahrňte použití interního řídicího zařízení, známé jako "oddělení povinností", v zápisu. Ujistěte se, že existuje oddělení mezi osobou, která objednává inventář, a tím, kdo jej počítá. Ujistěte se také oddělení mezi osobou, která zapíše šeky, a osobou, která podepisuje kontroly. Mnoho lidí, kteří jsou zapojeni do tohoto procesu, snižuje možnost ukrást jednotlivce.
Rozlišujte úroveň autority každého člena organizace společnosti. Vysvětlete autoritu každého zaměstnance a důstojníka společnosti. Pouze manažeři na úrovni vedoucích pracovníků by měli mít pravomoc zprostředkovat prostředky společnosti a zpracovat tyto typy transakcí. Komunikujte tyto úrovně zaměstnancům i manažerům. Například, někdo v managementu - nikoli jiný zaměstnanec - ověřte zprávu o cestovních výdajích. Objednávku inventáře by měla dokončit osoba na úrovni managementu, kde bude inventář počítán zaměstnancem.
Požadovat uchovávání a uchovávání písemných záznamů, příjmů a účtů, které se mají použít ke kontrole proti zápisu do počítače. Zapsání by mělo znamenat, že důležitost zdrojové dokumentace je prioritou. Audit bude muset použít tyto záznamy k porovnání součtů. Pokud neexistuje ověření nákladů nebo transakcí ze zdrojového dokumentu, ověřte částky kontaktováním prodejců, ze kterých tyto dokumenty původně pocházejí.
Vytiskněte kopii těchto zásad vnitřní kontroly pro správu a zaměstnance, abyste si přečetli. Politiky a směrnice a veškerá dokumentace musí být spravovány a udržovány. Externí auditoři provádějící audit SOX použijí tyto dokumenty k tomu, aby doporučili změny ve zpřísnění metod vnitřní kontroly.
