Začátek projektu bez přemýšlivého pracovního plánu je jako zahájení výletů bez mapy. Můžete se nakonec dostat tam, kam jedete, ale pravděpodobně budete míti energii a zdroje meandrující spíše než mapovat přímou linii směrem k cíli. Jasný a podrobný pracovní plán nevyřeší všechny problémy, které by mohly vzniknout v průběhu projektu, ale poskytne vám možnost uspořádat své myšlenky, zhodnotit možnosti a předcházet případným obtížím.
Směrovací směr
Plán práce je praktickým, omezeným časovým projevem celkového strategického plánu. Rozsah pracovního plánu je omezenější než rozsah strategického plánu velkého obrazu, který definuje celkový účel a poslání vaší organizace. Pracovní plán však poskytuje perspektivu pro každodenní úkoly a uvádí je do kontextu vzhledem k konkrétním cílům vaší organizace během konkrétního časového rámce plánu. Tato jasnost může poskytnout celkový smysl pro účel a povzbudit spolupráci ke společným cílům.
Vydávání benchmarků
Užitkovost vašeho pracovního plánu pokračuje po celou dobu, kterou pokrývá, a poskytuje milníky k posouzení pokroku. Užitečný pracovní plán definuje řadu krátkodobých cílů a poskytuje měřitelné cíle pro hodnocení úspěchu. Měřitelné cíle mohou zahrnovat cílený počet nových zákazníků nebo jasně vymezené fáze vývoje produktu, které mají být dokončeny v konkrétním časovém rámci. Tyto cíle nabízejí průběžnou zpětnou vazbu: z větší části úspěšný projekt dosahuje svých krátkodobých cílů, zatímco neúspěšná snaha je krátká.
Identifikace překážek
Relevantní a dobře prozkoumaný pracovní plán plní důležitý úkol zvýraznění potenciálních obtíží a proaktivní řešení. Proces vytváření pracovního plánu nabízí příležitost k řešení těchto obtížných otázek a průběžná zmínka o plánu může tyto problémy udržet v popředí a přinutit vaši organizaci k tomu, aby se k nim vypořádala, spíše než na laskavost. Například pokud vaše organizace používá zastaralou technologii, váš pracovní plán může upřednostňovat nahrazení těchto systémů jinými, které budou užitečné dál do budoucnosti.
Zajištění odpovědnosti
Účinný pracovní plán objasňuje konkrétní úkoly a výsledky, které musí každý člen týmu dosáhnout, připravit půdu pro zodpovědnost a úspěšnou spolupráci. Jasným vymezením jednotlivých odpovědností a jejich vztahem k větším projektům v průběhu práce může pracovní plán napomoci k vytvoření úspěšné rovnováhy mezi osobními a kolektivními úlohami, usnadněním komunikace a společným řešením problémů. Naopak odpovědnosti nastíněné v pracovním plánu mohou organizaci pomoci identifikovat a řešit slabé vazby, konkrétně ty osoby, které nesplňují kritéria pracovního plánu.
