Validace faktur je nezbytná pro jakoukoli činnost; zahrnují křížové kontroly poplatků přijatých nebo účtovaných zaplacenými nebo přijatými částkami.Většina účetních systémů je automatizovaná, ale existují chvíle, kdy může být nutné ručně ověřit faktury. Malé podniky mohou ručně ověřovat všechny faktury, které fungují tak dlouho, dokud existuje systém kontrol a zůstatků s cílem omezit nepoctivost zaměstnance.
Příchozí faktury
Jeden zaměstnanec by měl sestavit faktury při příjezdu, oddělit je prodejcem a etherem je osobně ověřit nebo předat zaměstnanci pověřenému jednotlivým účtem. Platnost faktury závisí na několika faktorech, takže je důležité, aby každý z nich skončil na správném místě. Zaměstnanec pak musí zkontrolovat každou položku, zapsat účet a předat fakturu za platbu. Osoby odpovědné za ověřování faktur by nikdy neměly mít přístup k prostředkům k úhradě.
Odchozí faktury
Veškeré odchozí faktury by měly být před odesláním zkontrolovány. Zatímco jedna osoba nebo oddělení mohou být zodpovědné za zadávání položek, včetně poplatků za prodej a služby, přidělených nákladů na pracovní sílu a veškerých materiálů a zásob používaných pro konkrétní práci. Každá faktura by měla být porovnávána s přidruženým zákaznickým účtem, aby se zvýšila spokojenost zákazníků prostřednictvím přesné fakturace a aby se snížily náklady na pracovní sílu způsobené opravami faktur.
Platby
Po ověření faktur jsou převedeny na jednotlivce nebo oddělení pro zpracování plateb. Je naprosto nezbytné, aby osoba odpovědná za ověřování faktur neměla přístup k platebním fondům. Tento systém kontrol a zůstatků zajišťuje, že zaměstnanci nemají možnost vytvářet kontroly, platit neexistující nebo padělané faktury nebo provádět jiné nečestné praktiky.
Prohlášení
Při příjezdu nebo zaslání výpisů je třeba s každou fakturou zákazníka nebo dodavatele prověřit, aby byla zajištěna přesnost. Podniky, které působí na přísně manuálním základě, musí zavést účinný systém evidence; všechny faktury musí být v případě potřeby kopírovány a zadány pod jménem zákazníka nebo dodavatele. Při příchodu výpisů by jednotlivé osoby nebo oddělení měly ověřit, zda se na výpisu přesně zobrazují poplatky a platby. Oddělení oddělení ověřování výpisů od oddělení faktur a plateb zajišťuje další přesnost a odráží nečestné chování.
