Mnoho společností začíná své podnikání pomocí ručního účetního systému. Pro většinu podnikatelů umožňuje tato cesta podnikům začít pracovat bez nutnosti velké investice do počítačového účetního systému. Náklady na instalaci počítačového účetního systému zahrnují nákup systému, práce na instalaci systému a náklady na školení, aby se systém učil. Manuální systém zahrnuje zapisování každé transakce do účetního notebooku a výpočet všech čísel ručně. Mnohokrát podnik uznává potřebu převést z ručního systému na počítačový účetní systém.
Nainstalujte nový systém
Prvním krokem ke konverzi z ručního účetního systému na počítačový účetní systém je instalace účetního systému do počítače společnosti. Vlastník firmy přezkoumá různé softwarové balíčky, aby zjistil, co odpovídá jeho podnikatelským potřebám a nákupu tohoto softwaru. Vlastník stáhne software do počítače, kde bude docházet k účetnímu zpracování.
Dokončení dat v manuálním systému
Druhý krok ke konverzi vyžaduje, aby vlastník firmy dokončil data. Po načtení počítačového systému do počítače musí vlastník dokončit všechna data obsažená v ručním systému. Majitel zajišťuje, aby se všechny transakce objevily v účetních záznamech a že všechny výpočty jsou správné. Může se rozhodnout, že najme účetní firmu k auditu ručních finančních záznamů.
Přenos váhy do nového systému
S konečnými čísly účtů zaznamenanými v manuálním systému může vlastník přenést koncové váhy do počítačového systému. Vlastník nastaví každý účet v počítačovém systému zadáním názvu účtu, druhu účtu a počátečního zůstatku. Po zadání každého zůstatku musí vlastník porovnat zůstatky s manuálními zůstatky systému a ověřit, zda jsou všechna data v systému přesně zadána.
Spusťte paralelní systémy
Čtvrtý krok vyžaduje, aby vlastník používal jak manuální systém, tak počítačový systém na přechodnou dobu. To umožňuje majiteli zajistit, aby nový systém fungoval podle očekávání.
Přerušte manuální systém
Po skončení zkušební doby majitel zruší manuální systém. Majitel se musí zaměřit na používání počítačového účetního systému. Všechny záznamy z ručního systému mohou být zabaleny a uloženy.
